Assistant in Genf

Der Posten befindet sich in der IP for Business Division (IPBD), im IP und Innovation Ecosystems Sector. Die IPBD fungiert als zentrale Anlaufstelle innerhalb der WIPO für IP-Angelegenheiten, die mit KMU zu tun haben. Die Abteilung befähigt Unternehmen, ihr Potenzial durch geistiges Eigentum zu maximieren, indem sie Inhalte und gezielte Werkzeuge bereitstellt, die Unternehmen helfen, IP-Strategien zu entwickeln. Die Abteilung arbeitet mit Unterstützungsinstitutionen für KMU und anderen Vermittlern zusammen und unterstützt die Entwicklung von Innovationsökosystemen.

Der Zweck der Rolle besteht darin, die effektive Umsetzung des Mandats der Abteilung zu unterstützen, indem qualitativ hochwertige administrative, logistische, Forschungs- und Informationsmanagementhilfe bereitgestellt wird, um die reibungslose Koordination von Aktivitäten, Sitzungen, Kommunikation und Büroabläufen zu gewährleisten.

Der Stelleninhaber arbeitet unter der Aufsicht des Sekretärs der Abteilung.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Standardkorrespondenz typisieren, Texte verarbeiten und formatieren, verschiedene Dokumente (offizielle Korrespondenz, Tabellen, Berichte, Präsentationen, Publikationen usw.) unter Verwendung geeigneter Software erstellen, auf Genauigkeit, Grammatik und Stil Korrektur lesen und die Einhaltung der Unternehmensstandards sicherstellen; Dokumente für die Internetveröffentlichung vorbereiten und formatieren; die von der Abteilung produzierten Aufzeichnungen und Dokumente überprüfen und überwachen.
• Büro-, Verwaltungs- und Logistikunterstützung für die von der Abteilung organisierten Sitzungen leisten, einschließlich Ticketbuchung, Sicherheitsfreigabe, AIMS, Vorbereitung elektronischer Genehmigungen; alle Korrespondenz an Redner, Delegierte und Büros des Entwicklungsprogramms der Vereinten Nationen (UNDP) in jedem teilnehmenden Land koordinieren; die Vorbereitung, Nachverfolgung, Vervielfältigung und den Versand von Dokumenten und Publikationen organisieren; Empfänge, die von der Organisation in diesem Zusammenhang finanziert werden, organisieren.
• Hintergrundrecherchen zu Themen von Interesse für die Abteilung durchführen, redaktionelle Unterstützung in Englisch bieten, die wichtigsten Themen in schriftlichen Notizen oder Präsentationen zusammenfassen, die von Mitgliedern der Abteilung verwendet werden.
• Standardkostenabschätzungen berechnen und vorbereiten, z.B. Druckanforderungen, Beratungen, Reisen.
• Büroakten und Referenzsysteme gemäß den geltenden Verfahren einrichten und pflegen, Informationen und Referenzmaterialien aus verschiedenen Quellen für Berichte, Korrespondenz, Programmpläne recherchieren, zusammenstellen und organisieren.
• Eingehende Post und Korrespondenz sortieren, registrieren, weiterleiten und bearbeiten, ausstehende Maßnahmen und Fristen überwachen und nachverfolgen; Termine vereinbaren, Besucher empfangen, Telefonanrufe annehmen und filtern sowie auf routinemäßige Informationsanfragen reagieren.

Anforderungen:

• Abschluss der Sekundarschule.
• Erfahrung (wesentlich): Mindestens drei Jahre allgemeine Büroerfahrung.
• Erfahrung mit einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System.
• Ausgezeichnete Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch.
• Kenntnisse anderer offizieller UN-Sprachen.

Berufsbezogene Kompetenzen (wesentlich):

• Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten auf redaktionellem Niveau.
• Fähigkeit, innerhalb der geltenden Regeln, Vorschriften und Verfahren zu arbeiten.
• Fähigkeit, Arbeitsaufträge zu priorisieren, den eigenen Zeitplan zu organisieren, routinemäßige Arbeiten selbstständig auszuführen, Fristen einzuhalten und effektiv im Team zu arbeiten.
• Fähigkeit, routinemäßige Korrespondenz zu entwerfen und Dokumente gemäß den festgelegten Standards und Anforderungen mit Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu korrigieren.
• Beherrschung digitaler Werkzeuge, KI-gestützter Anwendungen und Online-Kollaborationsplattformen.
• Engagement für kontinuierliches Lernen und die Annahme neuer Technologien.
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, effektive Partnerschaften und Arbeitsbeziehungen in einem multikulturellen Umfeld mit Sensibilität und Respekt für Vielfalt aufrechtzuerhalten.

Allgemeine Dienstposten unterliegen der lokalen Rekrutierung. Mitarbeiter in der Kategorie Allgemeiner Dienst werden im Gastland oder in angemessener Pendelentfernung zum Hauptsitz rekrutiert. Temporäre Einstellungen sind verlängerbar, vorbehaltlich fortdauernder Bedürfnisse, Verfügbarkeit des Budgets und zufriedenstellender Leistung mit einer maximalen kumulierten Dauer von zwei Jahren. Bewerbungen von qualifizierten Frauen sowie von qualifizierten Staatsangehörigen unvertreter Mitgliedstaaten der WIPO und unterrepräsentierten geografischen Regionen werden ermutigt. Die Organisation behält sich das Recht vor, eine Einstellung auf einer niedrigeren Stufe als der ausgeschriebenen vorzunehmen. Durch das Ausfüllen einer Bewerbung verstehen die Kandidaten, dass jede absichtliche Falschdarstellung auf dieser Website oder in anderen Dokumenten, die während des Bewerbungsprozesses bei der WIPO eingereicht werden, zur Disqualifikation vom Rekrutierungsprozess oder zur Beendigung der Beschäftigung bei der WIPO zu einem späteren Zeitpunkt führen kann, wenn diese Beschäftigung aus solchen absichtlichen Falschdarstellungen resultierte. Im Falle einer Shortlistung müssen Sie im Voraus eine gescannte Kopie eines Ausweises sowie der für diese Position erforderlichen Abschlüsse/Diplome/Zertifikate vorlegen. Die WIPO berücksichtigt nur höhere Bildungsabschlüsse, die von einer in der World Higher Education Database (WHED) akkreditierten/anerkannten Institution erworben wurden, einer Liste, die von der International Association of Universities (IAU) / UNESCO aktualisiert wird. Die Liste kann über den Link abgerufen werden. Einige berufliche Zertifikate erscheinen möglicherweise nicht in der WHED und werden individuell überprüft. Zusätzliche Tests/Interviews können als Screening-Maßnahme verwendet werden. Die erste Einstellung unterliegt zufriedenstellenden beruflichen Referenzen. Zusätzliche Hintergrundprüfungen können erforderlich sein.