Assistant (Ombudsperson), Geneva in Genf

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Das Büro des Ombudsmanns und der Mediationsdienste trägt zur Entwicklung und Stärkung einer Arbeitsplatz- und Organisationskultur bei, die die Werte-Charta der WHO, ethische und funktionale Integrität sowie den Respekt vor der Würde, Vielfalt und den Rechten aller Mitarbeiter fördert. Das Büro fördert ein sicheres, gerechtes und integratives Arbeitsumfeld durch Konfliktprävention, informelle Streitbeilegung, Mediation, frühzeitige Identifizierung systemischer Probleme und die Förderung fairer und respektvoller Praktiken am Arbeitsplatz.

DESCRIPTION OF DUTIES
Als erste Kontaktperson empfangen Sie Besucher mit Takt und Diskretion, hören ihnen aufmerksam zu, um alle relevanten Informationen zu ihrer Anfrage zu erhalten. Stellen Sie Fragen und formulieren Sie diese gegebenenfalls um. Klären Sie gegebenenfalls die Rolle des Büros. Verwenden Sie nach Bedarf gesundes Urteilsvermögen und Triagefähigkeiten, um die Dringlichkeit von Fällen zu entscheiden/Besucher an die entsprechende Person/Dienstleistung weiterzuleiten und/oder sie über Fristen für formale Verfahren zu informieren. Screenen Sie Besucher/Anrufe mit Takt und Diskretion, planen Sie Termine, um Konflikte zu vermeiden, und stellen Sie sicher, dass die Büroräume hinsichtlich der Vertraulichkeit angemessen sind. Respektieren Sie stets die Prinzipien der Position und des Büros: Vertraulichkeit, Unabhängigkeit, Neutralität und Informalität gemäß dem IOA-Ethischen Kodex und den Standards der Praxis. Bereiten Sie Akten für Besucher vor, indem Sie alle Hintergrundinformationen aus den WHO-Datenbanken extrahieren, wie es angemessen ist. Recherchieren und analysieren Sie Informationen und Themen, die dem Ombudsmann zur Kenntnis gebracht werden, und bereiten Sie Briefingnotizen und Zusammenfassungen vor, um ihnen die relevanten Bestimmungen der Personalregeln und -vorschriften, Richtlinien und Verfahren, ähnlicher Fälle, Praktiken unter Verwendung von HR, internem Wissen und gesundem Urteilsvermögen zur Verfügung zu stellen. Diskutieren Sie jederzeit Fälle mit dem Ombudsmann. Geben Sie mit äußerster Takt und Diskretion Anleitung und Rat an Mitarbeiter auf allen Ebenen auf deren oder des Ombudsmanns Anfrage oder während der Abwesenheit des Ombudsmanns (Vorbereitung von Briefingnotizen für sie), kontaktieren Sie Mitarbeiter, die den Ombudsmann konsultiert haben, um ihren Status zu verfolgen, und arbeiten Sie mit Spezialisten (HR, Managementbeauftragte usw.) zusammen, um zusätzliche Informationen zu erhalten, wie es angemessen ist (mit Zustimmung des Besuchers) und ohne Verletzung der Vertraulichkeit. Erfassen Sie Fallinformationen in der OMB-Fallliste-Datenbank und überwachen Sie diese, arbeiten Sie nach Bedarf mit dem Ombudsmann zusammen, um Informationen zu den IOA-Kategorien von Problemen, der Anzahl der Besucher, aus welchem Cluster/Abteilung, Ergebnis usw. auszufüllen. Erhalten Sie geeignete Daten zu Ombudsmann-Besuchern, die eine Beschwerde beim HBA und/oder dem ILO-Verwaltungstribunal einreichen (ILO-Datenbank). Extrahieren Sie jederzeit Statistiken für den Ombudsmann und helfen Sie ihm, seine regelmäßigen allgemeinen Berichte an DGO über Trends/systemische Probleme vorzubereiten. Organisieren Sie Meetings, Mittagessen-Seminare, Workshops, Videokonferenzen mit Mitarbeitern und dem Ombudsmann - organisieren Sie das jährliche Treffen des Ombudsmanns mit den WHO-Regionalombudsmännern, machen Sie Notizen und bereiten Sie Berichte vor. Als Mitglied des UNARIO (Netzwerk der Ombudsmänner der UN und verwandter internationaler Organisationen) nehmen Sie an den UNARIO-Meetings in Genf teil und spielen eine aktive Rolle im Austausch von Informationen innerhalb des Netzwerks (Versenden/Entwerfen/Recherchieren von Informationen, wie es angemessen ist). Organisieren Sie UNARIO-Meetings bei der WHO. Bereiten Sie Formulare für das Büro basierend auf den Empfehlungen von UNARIO vor/aktualisieren Sie diese (Besucher-Kontaktformular, Fallinformationsformular, Datacol-Bewertungsformular, Follow-up-Formular, Informationsblatt usw.). Halten Sie die Büro-Dokumentation auf dem neuesten Stand. Verwalten Sie Datacol-Umfragen von OMB-Besuchern/Nutzern und achten Sie dabei besonders auf die Vertraulichkeit. Unterstützen Sie den Ombudsmann bei der Vorbereitung von Präsentationen; bereiten Sie Ihre eigene Präsentation vor und präsentieren Sie diese, um OMB bei der Einweisung neuer Mitarbeiter vorzustellen. Unterstützen Sie den Ombudsmann bei der Erstellung seines Jahresberichts, sammeln Sie Statistiken, entwerfen Sie Diagramme/Grafiken, koordinieren Sie die Verteilung/Übersetzung. Unterstützen Sie den Ombudsmann bei der Vorbereitung des Arbeitsplans, der Überwachung von Aktivitäten/Budget, Beschaffung (APWs, Einkäufe), Reisen, fungieren Sie als Urlaubsadministrator, verwalten Sie die OMB-Website und die OMB-SharePoint-Seite als Informationsquelle unter allen WHO-Ombudsmännern.

REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential: Abschluss der Sekundarschulbildung oder gleichwertig.
Desirable: Höhere Bildung ist von Vorteil.
Experience
Essential: Mindestens 8 Jahre Erfahrung in administrativen Positionen, HR, Mitarbeiterbeziehungen oder verwandten Unterstützungsfunktionen. Erfahrung in einer höheren administrativen Position bei der WHO oder einer anderen UN-Organisation. Relevante Erfahrung mit den administrativen Regeln, Vorschriften, Verfahren und Praktiken der WHO und ihrer Struktur. Erfahrung mit Oracle-basierten oder anderen ERP-Systemen.
Skills
Die Arbeit wird in einer normalen Büroumgebung durchgeführt. Standard-Textverarbeitungs- und andere Softwarepakete, die bei der WHO verwendet werden, um Korrespondenz und Berichte, Statistiken zu erstellen und zu pflegen, Datenbanken zu erstellen und zu pflegen, Diagramme und Grafiken zu entwerfen. Pflege der Ablagesysteme des Büros des Ombudsmanns.

WHO COMPETENCIES
Teamarbeit, Respektierung und Förderung individueller und kultureller Unterschiede, Kommunikation, Ergebnisse erzielen, Vorankommen in einem sich verändernden Umfeld.

Use of Language Skills
Essential: Expertenkenntnisse in Englisch, Expertenkenntnisse in Französisch.
Desirable: Mittlere Kenntnisse einer anderen offiziellen UN-Sprache.

REMUNERATION
Die WHO bietet Mitarbeitern in der Kategorie der allgemeinen Dienste ein attraktives Vergütungspaket, das für die oben genannte Position ein jährliches Nettogrundgehalt ab CHF 87,183 (vorbehaltlich der gesetzlichen Abzüge für Pensionsbeiträge und Krankenversicherung, falls zutreffend) und 30 Tage Jahresurlaub umfasst.

ADDITIONAL INFORMATION
Mitarbeiter, die aufgrund des Priorisierungs- und Umstrukturierungsprozesses 2025 getrennt wurden, erhalten besondere Berücksichtigung gemäß dem geltenden Regelungsrahmen. Diese Stellenausschreibung kann verwendet werden, um andere ähnliche Positionen auf derselben Gehaltsstufe zu besetzen. Nur Kandidaten, die ernsthaft in Betracht gezogen werden, werden kontaktiert. Ein schriftlicher Test und/oder eine asynchrone Videoeinschätzung können als Screening-Form verwendet werden. Im Falle, dass Ihre Bewerbung für ein Vorstellungsgespräch berücksichtigt wird, müssen Sie im Voraus eine gescannte Kopie der für diese Position erforderlichen Abschlüsse/Diplome/Zertifikate vorlegen. Die WHO berücksichtigt nur höhere Bildungsabschlüsse, die von einer in der World Higher Education Database (WHED) akkreditierten/anerkannten Institution erworben wurden, einer Liste, die von der International Association of Universities (IAU)/der United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) aktualisiert wird. Die Liste kann über den Link aufgerufen werden. Einige berufliche Zertifikate erscheinen möglicherweise nicht in der WHED und erfordern eine individuelle Überprüfung. Gemäß Artikel 101, Absatz 3, der Charta der Vereinten Nationen ist das vorrangige Kriterium bei der Beschäftigung des Personals die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu sichern. Es wird darauf geachtet, die Bedeutung der Rekrutierung des Personals auf so breiter geografischer Basis wie möglich zu berücksichtigen. Jede Ernennung/Verlängerung der Ernennung unterliegt den WHO-Personalvorschriften, Personalregeln und dem eManual. Der Generaldirektor behält sich das Ermessen vor, keine Ernennung für diese Stelle vorzunehmen, eine Ernennung auf einer niedrigeren Gehaltsstufe vorzunehmen oder eine Ernennung mit einer modifizierten Stellenbeschreibung vorzunehmen, einschließlich der Verkürzung der Dauer der Ernennung. Die WHO verpflichtet sich, ein diverses und inklusives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen. Die WHO rekrutiert und beschäftigt Mitarbeiter unabhängig von Behinderungsstatus, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Sprache, Rasse, Familienstand, religiösem, kulturellem, ethnischem und sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen. Personen mit Behinderungen können angemessene Vorkehrungen (Änderungen oder Anpassungen des Antrags- oder Rekrutierungsprozesses) beantragen, um ihre Teilnahme am Antrags- und Rekrutierungsprozess zu unterstützen. Bitte senden Sie eine E-Mail mit Ihrem vollständigen Namen, der Stellenangebotsnummer, für die Sie sich bewerben, und spezifischen Details zu den benötigten Vorkehrungen in Ihrer Anfrage. Ein einwandfreies Protokoll für Integrität und professionelle ethische Standards ist unerlässlich. Die WHO ist stolz auf eine Belegschaft, die die höchsten ethischen und professionellen Standards einhält und sich verpflichtet hat, die Werte-Charta der WHO in die Praxis umzusetzen. Die WHO hat eine Nulltoleranz gegenüber sexueller Ausbeutung und Missbrauch (SEA), sexueller Belästigung und anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten (d.h. Diskriminierung, Machtmissbrauch und Belästigung). Alle Mitglieder der WHO-Belegschaft haben eine Rolle dabei zu spielen, ein sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld zu fördern und sollten der WHO alle tatsächlichen oder vermuteten Fälle von SEA, sexueller Belästigung und anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten melden. Um sicherzustellen, dass Personen mit einer nachgewiesenen Geschichte von SEA, sexueller Belästigung oder anderen Arten von missbräuchlichem Verhalten nicht von der Organisation eingestellt werden, wird die WHO eine Hintergrundüberprüfung der endgültigen Kandidaten durchführen. Die WHO hat eine rauchfreie Umgebung und rekrutiert keine Raucher oder Nutzer jeglicher Form von Tabak. Die WHO bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen für Mitarbeiter, einschließlich Elternzeit und attraktiven flexiblen Arbeitsregelungen, um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu fördern und allen Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Talente vollständig auszudrücken und zu entwickeln. Das gesetzliche Rentenalter für Mitarbeiteranstellungen beträgt 65 Jahre. Für externe Bewerber werden normalerweise nur diejenigen berücksichtigt, die voraussichtlich die Amtszeit der Ernennung abschließen werden. Bitte beachten Sie, dass die Verträge der WHO davon abhängig sind, dass die Mitglieder der Belegschaft bestätigen, dass sie gemäß den Anforderungen der WHO geimpft sind, bevor sie eine WHO-Zuweisung antreten, es sei denn, ein medizinischer Zustand erlaubt eine solche Impfung nicht, wie von den WHO-Mitarbeiter-Gesundheits- und Wohlfühl-Diensten (SHW) zertifiziert. Der erfolgreiche Kandidat wird aufgefordert, relevante Nachweise zu diesem Zustand vorzulegen. Eine Kopie des aktualisierten Impfpasses muss im Rahmen des medizinischen Freigabeprozesses mit dem medizinischen Dienst der WHO geteilt werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Länder einen Nachweis über spezifische Impfungen für die Einreise oder Ausreise verlangen. Beispielsweise ist ein offizieller Nachweis/zertifizierte Gelbfieberimpfung erforderlich, um in viele Länder einzureisen. Länderspezifische Impfempfehlungen finden Sie auf der internationalen Reise- und Gesundheits- und Wohlfühl-Website der WHO. Bei Fragen zu Impfungen wenden Sie sich bitte direkt an SHW.