Auf einen Blick
- Aufgaben: Selbständige Unterstützung der EAC-Leitung und Organisation von Sitzungen und Events.
- Unternehmen: Vielseitige Universität mit viel Gestaltungsfreiraum.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Ein spannendes Umfeld mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten wartet auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der UniBE und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre Erfahrung in administrativen Rollen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 47250 - 57750 CHF pro Jahr.
Die UniBE ist vielseitig. Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.
Das können Sie bewirken:
- Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination.
- Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion).
- Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten sowie Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars.
- Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien, inklusive Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung.
- Planung und Organisation von Anlässen, Team-Events und Catering sowie Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen.
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und allgemeine Sekretariatsarbeiten.
- Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten.
Das bringen Sie mit:
- Kaufmännische Grundausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder eine gleichwertige Qualifikation von Vorteil.
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld oder in der öffentlichen Verwaltung.
- Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe sowie eine selbständige, proaktive und exakte Arbeitsweise.
- Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel; technisches Flair, Diskretion und Dienstleistungsorientierung.
Bewerbung und Kontakt: Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen im PDF-Format per E-Mail an.
Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR in Bern Arbeitgeber: Universität Bern
Die Universität Bern ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem inspirierenden und internationalen Umfeld zu arbeiten. Hier profitieren Sie von einer kollaborativen Teamkultur, die Vielfalt und Chancengleichheit fördert, sowie von attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten in einem zentral gelegenen Standort im Herzen von Bern. Werden Sie Teil eines ambitionierten Teams, das an spannenden Projekten in der Raumforschung und Planetologie arbeitet.
Jobgipfel Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR in Bern erhalten könntest
✨Werde Teil von HR-Communities
Im Personalmanagement gibt's viele spannende Communities und Netzwerke, in denen du aktiv sein kannst. Tauch in lokale HR-Meetups ein oder schau Dir Veranstaltungen wie den HR Swiss Day an. Dort kannst du einfach Kontakte knüpfen und vielleicht sogar next-level Tipps für deinen Job-Start erhalten!
✨Kenntnisse über aktuelle Trends
Halte dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Personalmanagement auf dem Laufenden. Lesen von Blogs wie 'HR Today' oder Podcasts zur Personalführung können mega hilfreich sein. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern gibt dir auch coole Gesprächsanfänge bei Interviews!
✨Nutze Praktikumsangebote für den Einstieg
Wenn du dich für eine Vollzeitstelle im Personalmanagement interessierst, schau dir gezielt Praktikumsangebote bei Universität Bern an. Auch wenn du bereits eine Ausbildung hast, kann ein Praktikum dir wertvolle Einblicke und mögliche Vollzeitstellen eröffnen!
✨Zeig dein Engagement
Besuche lokale Jobmessen und präsentiere dich proaktiv. Viele Firmen suchen direktem Kontakt mit möglichen Bewerbern. Zeig deine Begeisterung für das Personalmanagement und informiere dich über die Unternehmenskultur bei Universität Bern – das macht einen guten Eindruck!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR in Bern mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Kommunikationsfähigkeiten:In der Welt vom Personalmanagement sind starke Kommunikationsfähigkeiten das A und O! Hebe sie in deinem CV und Motivationsschreiben hervor. Wir wollen sehen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Mitarbeitern und Führungskräften kommuniziert hast.
Relevantige Erfahrungen:Egal ob Praktikum, Teilzeitjob oder nebst dem Studium – alles zählt! Füge relevante Erfahrungen in HR hinzu. Zeige auf, wie du an Rekrutierungsprozessen, Weiterbildungen oder Mitarbeitermotivation mitgewirkt hast. Das rundet dein Profil perfekt ab!
Einfache Dokumentation:Gib uns ein gut strukturierte und übersichtliche Bewerbung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar gegliedert ist und alle wichtigen Informationen schnell erfasst werden können. Das macht einen guten ersten Eindruck!
Motivation und Vision:In deinem Motivationsschreiben solltest du auch kurz ansprechen, warum du in die Personalmanagement-Branche möchtest und was du dir dabei für Ziele setzt. Wir wollen die Leidenschaft spüren! Und vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Bern vorbereitet
✨Verstehe die Personalmanagement-Tools
Mach dich mit den gängigsten HR-Tools vertraut, wie z.B. Applicant Tracking Systems (ATS) oder Performance Management Software. Wenn du während des Interviews nach deiner Erfahrung mit solchen Tools gefragt wirst, zeig, dass du nicht nur weisst, was sie sind, sondern auch wie man sie effektiv nutzt.
✨Bereite dich auf Verhaltensfragen vor
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Sei bereit, Beispiele zu geben, wie du Konflikte gelöst hast oder wie du ein Team motiviert hast. Verwende die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten strukturiert und überzeugend darzustellen.
✨Zeig dein Interesse an der Unternehmenskultur
Da du für eine Vollzeitstelle im Personalmanagement interviewt wirst, ist es wichtig, dass du dich mit der Unternehmenskultur von Universität Bern beschäftigst. Überleg dir, was dich an dieser spezifischen Kultur anspricht und wie du einen Beitrag dazu leisten kannst. Stell sicher, dass du das im Gespräch erwähnst.
✨Frage nach Entwicklungsmöglichkeiten
Zeig, dass du an einer langfristigen Karriere im Personalmanagement interessiert bist. Frag nach den Weiterbildungsmöglichkeiten, die Universität Bern für ihre Mitarbeiter bietet. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch dein Potenzial, damit du nicht nur kurzfristig, sondern langfristig bei ihnen ein echter Gewinn sein kannst.
