Auf einen Blick
- Aufgaben: Entwickle und implementiere Richtlinien für das Management von Aufzeichnungen und Archiven.
- Unternehmen: UN-gestützte Institution mit Fokus auf Menschenrechte und Vermisstenfälle.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, internationale Erfahrung und die Möglichkeit zur Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Informationsmanagements und mache einen echten Unterschied.
- Qualifikationen: Masterabschluss in Archivwissenschaft oder verwandten Bereichen und 7 Jahre Erfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 75600 - 92400 CHF pro Jahr.
Organisatorischer Kontext: Die Unabhängige Institution für Vermisste Personen in der Arabischen Republik Syrien (IIMP) wurde im Juni 2023 von der UN-Generalversammlung gegründet. Diese Rolle, derzeit in Genf ansässig, kann eine Versetzung nach Damaskus, Syrien oder an andere Einsatzorte nach sich ziehen. Der Stelleninhaber berichtet an einen Menschenrechtsbeauftragten oder den Abteilungsleiter.
Stellenzweck: Der Information Management Officer unterstützt die IIMP, indem er zur Formulierung von Richtlinien, Verfahren und Leitlinien für das Management von Akten und Archiven beiträgt. Dies umfasst die Entwicklung und Pflege von Systemen, das Management von Informationsabrufen und die Bereitstellung von Fachberatung zu Systemdesign und Infrastruktur. Die Rolle beinhaltet die Leitung von Schulungen zu eDiscovery, die Durchführung von Recherchen zu Anwendungen der Informationstechnologie im Aktenmanagement und die Bewertung von Informationssystemen aus der Perspektive der Aufbewahrung von Unterlagen.
Verantwortlichkeiten:
- Entwicklung und Implementierung von Richtlinien, Verfahren und Leitlinien für das Management von Akten und Archiven, einschließlich nicht aktueller Akten und Referenzdiensten.
- Leitung der Analyse technischer Datenstrukturen für Informationsabrufe, Sicherstellung der Datenintegrität und Beantwortung komplexer Benutzeranfragen.
- Bereitstellung von Fachberatung zu Informationsmanagementsystemen, Protokollen und Infrastruktur.
- Überwachung der Entwicklung und Durchführung von Schulungsprogrammen zu eDiscovery-Tools.
- Durchführung von Recherchen zu Anwendungen der Informationstechnologie im Aktenmanagement, Entwicklung von Strategien für die Erhaltung und Abrufbarkeit elektronischer Akten.
- Bewertung und Empfehlung von Informationssystemen aus der Perspektive der Aufbewahrung von Unterlagen, Bereitstellung von Spezifikationen für relevante Technologien.
- Angebot von Beratungsdiensten zu Praktiken der Aufbewahrung von Unterlagen, Verbesserungsstrategien und Ressourcenanforderungen.
- Projektmanagement unter Gewährleistung der Einhaltung von Standards und Richtlinien.
- Bewertung und Pilotierung neuer Technologien für elektronische Aktenmanagementsysteme und Archivierung.
- Bereitstellung technischer Dienstleistungen, einschließlich Hardware-/Softwarebewertung, Beschaffung und Überwachung der Implementierung elektronischer Aktenmanagementsysteme.
- Sicherstellung der Erhaltung von Informationsgütern mit fortdauerndem Wert durch Bewertung, Aufbewahrungsfristen und Management von Lagerverträgen.
- Management des Zugangs zu Akten durch Anwendung von Katalogisierungsstandards und Beratung der Benutzer.
- Entwicklung und Implementierung von Richtlinien für digitale Archive, einschließlich Anforderungen an Metadaten und Sicherheitsprotokolle.
- Management der Informationssicherheit, Durchsetzung von Klassifizierungsbeschränkungen und Sicherstellung der physischen Sicherheit von Akten.
- Übernahme von Managementverantwortung für die Einhaltung von Vorschriften, Programmplanung, Budgetierung und Personalwesen.
- Entwicklung und Koordination von Strategien zur Kundenansprache.
- Vertretung der Abteilung in verschiedenen Foren, Advocacy für Standards der Aufbewahrung von Unterlagen.
- Schulung und Beaufsichtigung von Mitarbeitern in Funktionen des Informationsmanagements.
- Datenanalyse zur Identifizierung von Trends und Bereitstellung von Erkenntnissen für die Entscheidungsfindung.
Bildung: Ein fortgeschrittener Universitätsabschluss (Master oder gleichwertig) in Archivwissenschaft, Informationswissenschaft, Informationssystemen, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich ist erforderlich. Ein erster Universitätsabschluss mit zwei zusätzlichen Jahren relevanter Erfahrung kann den fortgeschrittenen Abschluss ersetzen.
Berufserfahrung: Mindestens sieben Jahre progressive Erfahrung im Archivmanagement, in der Aktenführung, Bibliothekswissenschaft oder im Informationsmanagement sind erforderlich. Wesentliche Erfahrungen umfassen die Analyse von Informationen mit e-Discovery-Software und das Management des Informationslebenszyklus. Wünschenswerte Erfahrungen umfassen Datenschutz-/Sicherheitsprotokolle und Datenbankmanagement mit Sprachen wie SQL, Python oder R.
Fähigkeiten:
- Professionalität: Kenntnisse im Informationsmanagement, Archivierung, Aktenführung und Aktenentsorgung; elektronische Datenpflege, Bewertung, Konservierung und Migration; Erhaltung und Beschreibung von Akten; eDiscovery-Tools und -Prozesse; Forschung und Analyse; Dateninterpretation.
- Planung und Organisation: Zielsetzung, Priorisierung, Zeitmanagement, Risikobewertung und Anpassungsfähigkeit.
- Technologisches Bewusstsein: Verständnis und Anwendung von Technologie in der Arbeit, Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen.
Erforderliche Sprachen: Englisch
Gewünschte Sprachen: Französisch, Arabisch
Information Management Officer in Genf Arbeitgeber: UN Secretariat
Das International Trade Centre (ITC) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der sich für die Transformation des Handels einsetzt, um das Leben in Entwicklungsländern zu verbessern. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Entwicklung bietet ITC seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, in einem dynamischen internationalen Umfeld zu wachsen und ihre Fähigkeiten in der Handelsentwicklung zu erweitern. Die Unternehmenskultur fördert Vielfalt und Inklusion, während die Mitarbeitenden die Chance haben, an bedeutenden globalen Initiativen teilzunehmen und einen direkten Einfluss auf die Lebensbedingungen in den Zielregionen auszuüben.
Jobgipfel Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Information Management Officer in Genf erhalten könntest
✨Netzwerke bei Architekten-Events
Schau, dass du an Architekten-Events, Messen oder Workshops teilnimmst. Dort triffst du nicht nur andere Architekten, sondern auch potenzielle Arbeitgeber. Frag nach ihren Projekten, zeig dein Interesse und spring vielleicht sogar direkt ins Gespräch über einen Job bei UN Secretariat.
✨Gestalte ein kreatives Portfolio
Dein Portfolio ist das A und O! Zeig nicht nur deine besten Arbeiten, sondern auch deinen kreativen Prozess. Mach ein schickes Online-Portfolio, das du einfach teilen kannst, wenn du dich bei UN Secretariat bewirbst. Denke daran, auch Personalisierungen für die Stellenbeschreibung einzubauen.
✨Praktikum als Einstieg
Falls du noch nicht viel Erfahrung hast, schau nach Praktikumsplätzen bei renommierten Architekturbüros. Das kann dir helfen, Fuß zu fassen und deinem Traumjob bei UN Secretariat näher zu kommen. Halte auch Ausschau nach Praktika über deine Universität, da viele Firmen bevorzugt Studenten ansprechen.
✨Verbindung zu lokalen Architektenvereinigungen
Tritt lokalen Architektenvereinigungen bei oder besuche deren Veranstaltungen. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und lernst die Branche besser kennen. Oftmals erfährst du dort zuerst von Stellenangeboten, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden – eine echte Chance, um bei UN Secretariat aufzufallen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Information Management Officer in Genf mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Portfolio is Key!:In der Architektur ist es mega wichtig, dass du ein starkes Portfolio hast. Zeig uns deine besten Projekte, Skizzen und Designs, damit wir sehen, was du draufhast. Mach's visuell ansprechend und strukturiert, damit es leicht verständlich ist.
Kreative Schreibweise für dein Motivationsschreiben:Wenn's um eine Vollzeitstelle in der Architektur geht, wollen wir deinen kreativen Prozess kennenlernen. Erzähl uns in deinem Motivationsschreiben, was dich zur Architektur gezogen hat und wie deine Vision für zukünftige Projekte aussieht. Zeig uns deine Leidenschaft!
Berufserfahrung betonen:Selbst wenn du noch nicht viel Berufserfahrung hast, ist es wichtig, relevante Praktika oder Projekte in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Betone, was du gelernt hast und wie du dich weiterentwickeln konntest. Wir suchen nach potenziellen Talenten!
Zeichensprache statt Floskeln:In der Architektur verstehen wir uns auf präzise Kommunikation. Vermeide Allgemeinplätze in deinem Lebenslauf und schreibe stattdessen klar und direkt. Nutze spezifische Begriffe, die in der Branche üblich sind, damit wir schnell erkennen, dass du die Sprache unseres Handwerks sprichst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei UN Secretariat vorbereitet
✨Zeig din Portfolio!
Wänn du für e Stelle in dr Architektur bewirbsch, isch es extrem wichtig, dass du din Portfolio parat häsch. Sörg dafür, dass du din besten Projekte präsentierisch und erläuterisch, wie du die Herausforderungen bewältigt hesch. D'Architekten in dr Beurteilung suche nach konkreten Beispielen, wieso du de richtige für die Position bisch.
✨Mach dich mit CAD-Tools vertraut!
Im Architektur-Bereich wird oft mit CAD-Software gearbeite. Sörg dafür, dass du di vor em Interview mit den Tools, wie z.B. AutoCAD oder Revit, vertraut machsch. Zeig, dass du die nie nur kennsch, sondern sie effektiv nutze chasch und viellicht sogar paar Tricks parat hesch, wo di von andere Bewerber abhebe.
✨Verstehe die Projektpipeline
Wichtig für Architektur-Stellen isch, dass du e gutes Verständnis von dr Projektpipeline hesch. Beschreibe im Interview, wie du normalerweise Projekte von dr Entwurf bis zur Realisierung begleitisch. Zeig, dass du es Gespür für die verschiedenen Phasen und die Teamarbeit dazwischen hesch.
✨Fragi zur Unternehmenskultur
Fräg im Interview ruhig nach der Unternehmenskultur bi UN Secretariat. Im Architektur-Bereich isch es wichtig, in e Team zu arbeite, wo zue-einander passt. Frag nach, wie Teamprojekte abläufe und wie Innovation gefördert wird. Das zeigt, dass du dich für d'Firma und ihr Arbeitsumfeld interessiersch.
