Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das eTrade-Team mit Büroorganisation und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Vereinte Nationen in Genf – ein Ort für globale Zusammenarbeit.
- Vorteile: Stabile Arbeitsumgebung, internationale Erfahrungen und die Möglichkeit, einen Unterschied zu machen.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines Teams, das an wichtigen globalen Initiativen arbeitet.
- Qualifikationen: Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Büroorganisation und Teamarbeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 58500 - 71500 CHF pro Jahr.
Organisatorischer Kontext: Diese Position befindet sich innerhalb der eTrade-Initiativenabteilung des E-Commerce- und Digitalwirtschaftsbereichs, Abteilung für Technologie und Logistik bei der Konferenz der Vereinten Nationen für Handel und Entwicklung (UNCTAD) in Genf. Der Staff Assistant berichtet direkt an den Leiter der eTrade-Initiativenabteilung und unterstützt die Betriebs- und Verwaltungsfunktionen der Abteilung.
Stellenzweck: Der Staff Assistant bietet umfassendes Büromanagement und administrative Unterstützung mit minimaler Aufsicht. Dazu gehört die Verwaltung von Beratungsverträgen, Reisevorbereitungen für Teilnehmer und Beschaffungsprozesse. Die Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Informationsfluss, die Aufrechterhaltung administrativer Systeme und die Koordination abteilungsübergreifender Aktivitäten, Sonderprojekte und Veranstaltungen. Der Staff Assistant hilft auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Erstellung von Sitzungsprotokollen, dem Verfassen von Korrespondenz, der Verwaltung von Datenbanken, der Aktualisierung der Website und der Sicherstellung der Qualität ausgehender Dokumente. Diese Unterstützung ist entscheidend für den effizienten Betrieb der eTrade-Initiativenabteilung und ihren Beitrag zum Mandat von UNCTAD.
Verantwortlichkeiten: Der Staff Assistant ist verantwortlich für die Durchführung eines vollständigen Spektrums von Büromanagement- und administrativen Unterstützungsfunktionen, einschließlich der Vorbereitung von Beratungsverträgen, Reisevorbereitungen für Teilnehmer und Beschaffung. Sie werden mit dem Exekutivbüro und anderen Einheiten zu laufenden Programmen und administrativen Angelegenheiten kommunizieren und Prozesse sowie Zeitpläne für die Ergebnisse der Einheit überwachen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Gewährleistung eines effizienten Informationsflusses, die Verarbeitung vertraulicher Informationen und die Unterstützung bei der Entwicklung administrativer Systeme. Die Rolle umfasst die Koordination abteilungsübergreifender Aktivitäten, Sonderprojekte und Veranstaltungen sowie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Unterstützung anderer Hilfskräfte. Zu den Verantwortlichkeiten gehören auch die Teilnahme an Besprechungen, die Erstellung von Protokollen, die Überwachung von Nachverfolgungsmaßnahmen, die Beantwortung von Korrespondenz, die Erstellung komplexer Dokumente, die Verwaltung und Aktualisierung von Datenbanken, die Aktualisierung der Website und die Erstellung von Berichten. Qualitätskontrolle ausgehender Dokumente, Korrekturlesen, Bearbeiten und Unterstützung bei Präsentationsmaterialien sind ebenfalls erforderlich. Der Staff Assistant wird Kalender verwalten, Änderungen überwachen und relevante Informationen kommunizieren. Sie werden verschiedene administrative Aufgaben wie die Erfassung von Urlaub, die Organisation von Besprechungen, Reservierungen und die Bestellung von Materialien durchführen, einschließlich der Bearbeitung administrativer Anfragen wie Reisekostenabrechnungen und Visaanträgen. Die Pflege von Akten und Datenbanken ist ebenfalls eine Kernverantwortung.
Bildung: Ein Abschluss der Sekundarstufe oder ein gleichwertiger Abschluss ist für diese Position erforderlich.
Berufserfahrung: Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der allgemeinen Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich sind erforderlich. Erfahrung in technischer Zusammenarbeit, ERP-Software (z.B. UMOJA) und Rekrutierungsplattformen (z.B. Inspira) ist wünschenswert.
Fähigkeiten: Professionalität, Teamarbeit, Planung und Organisation, administrative Unterstützung, Büromanagement, Kommunikation, Datenbankmanagement, Dokumentenerstellung, Qualitätskontrolle, Koordination von Besprechungen.
Erforderliche Sprachen: Englisch
Gewünschte Sprachen: Arabisch, Russisch, Chinesisch, Französisch, Spanisch
Staff Assistant in Genf Arbeitgeber: UN Atlas
Die UNESCO International Bureau of Education (IBE) in Genf bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für den Finance & Administrative Officer. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einem unterstützenden Teamklima fördert die IBE eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums. Die Position ermöglicht es Ihnen, aktiv zur Bildungsgemeinschaft beizutragen und gleichzeitig von den Vorteilen einer internationalen Organisation zu profitieren, einschließlich flexibler Arbeitszeiten und einem multikulturellen Umfeld.
