Temporary Executive Assistant to Chairman in Genf

Eine etablierte private Investmentorganisation sucht einen hochorganisierten, proaktiven und diskreten Executive Assistant, um umfassende Unterstützung für den Vorsitzenden auf temporärer Basis zu bieten. Die Organisation hat ihren Sitz in Genf und investiert privates Kapital in internationalen Märkten und arbeitet in einem engen, unternehmerischen Umfeld. Dies ist ein abwechslungsreicher, praktischer Auftrag, der sowohl berufliche als auch persönliche Verantwortlichkeiten umfasst.

Der erfolgreiche Kandidat wird eng mit dem Vorsitzenden, seiner Familie und Kollegen im Unternehmen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die täglichen Aktivitäten, administrativen Anforderungen und größeren Projekte effizient und auf höchstem Niveau während des gesamten Auftrags verwaltet werden.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Geschäfts- und Exekutivunterstützung: Verwaltung des Kalenders, der Korrespondenz, der Dokumentation und der administrativen Prioritäten des Vorsitzenden. Koordination von nationalen und internationalen Geschäftsreisen, Meetings, Veranstaltungen und Teambesprechungen. Kommunikation mit Führungskräften, externen Partnern, professionellen Beratern und anderen Interessengruppen. Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten, Briefen und anderen Geschäftsdokumenten auf außergewöhnlichem Niveau. Durchführung von Recherchen, Zusammenstellung von Informationen und Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen zur Unterstützung investitionsbezogener Aktivitäten. Überwachung der Büroverwaltung, der Einrichtungen und der Beziehungen zu relevanten Dienstleistern. Unterstützung bei der Organisation interner Meetings, Unternehmensveranstaltungen und anderer geschäftlicher Engagements.
• Persönliche und Lifestyle-Unterstützung: Koordination persönlicher Reisevorbereitungen, Reisepläne und damit verbundene Logistik. Organisation privater Veranstaltungen, Familienanlässe und Zusammenkünfte sowohl lokal als auch international. Verwaltung persönlicher Angelegenheiten, Haushaltsangelegenheiten und wohnungsbezogener Anforderungen. Kommunikation mit Auftragnehmern, Lieferanten und externen Dienstleistern, um einen reibungslosen Ablauf persönlicher Angelegenheiten sicherzustellen. Erledigung von Besorgungen, vertraulichen Anfragen und einer Vielzahl maßgeschneiderter Projekte nach Bedarf. Antizipation bevorstehender Bedürfnisse, eigenständige Problemlösung und Gewährleistung eines nahtlosen Ablaufs.
• Technologie und Prozessverbesserung: Sicherer und effektiver Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel und PowerPoint. Integration von KI-Tools, Automatisierung und anderen digitalen Lösungen in die täglichen Arbeitsabläufe zur Verbesserung von Effizienz, Genauigkeit und Produktivität. Identifizierung von Möglichkeiten zur Straffung administrativer Prozesse und Einführung effektiverer Arbeitsweisen.

Kandidatenprofil:

Wir suchen einen serviceorientierten Fachmann, der echten Stolz daran hat, andere zu unterstützen, Anforderungen vorherzusehen und konstant hohe Standards zu liefern. Der ideale Kandidat wird Folgendes demonstrieren:

• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und akribische Aufmerksamkeit für Details.
• Proaktive, einfallsreiche Herangehensweise mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und das Vertrauen, in einem schnelllebigen Umfeld fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Flexibilität und Gelassenheit beim Umgang mit konkurrierenden Prioritäten oder unerwarteten Änderungen.
• Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, professionell mit einer Vielzahl von Interessengruppen zu kommunizieren.
• Absolute Diskretion und Integrität beim Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Angelegenheiten.
• Ein starkes Servicebewusstsein und ein Engagement für kontinuierliche Verbesserung.
• Vertrauen im Umgang mit moderner Technologie, mit Interesse an der Anwendung von KI und Automatisierung in alltäglichen Aufgaben.

Frühere Erfahrungen als Executive Assistant wären von Vorteil, sind jedoch nicht zwingend erforderlich. Kandidaten mit der richtigen Eignung, Einstellung und übertragbaren Fähigkeiten werden berücksichtigt, wobei angemessene Unterstützung bereitgestellt wird, wo erforderlich. Relevante Hintergründe können Investmentmanagement, Privatbankwesen, professionelle Dienstleistungen, Luxus-Hotellerie oder Hotelmanagement umfassen. Absolventen anerkannter Schulen für Hotelmanagement werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.

Sprachen: Fließende Kenntnisse in Englisch und Französisch, schriftlich und mündlich, sind unerlässlich.
Standort: Genf, Schweiz; hauptsächlich bürobasiert.
Vertragsart: Temporärer Auftrag.
Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, ungefähr 08:30–18:00.
Verfügbarkeit: Flexibilität außerhalb der regulären Arbeitszeiten wird erforderlich sein, um geschäftliche und persönliche Verpflichtungen zu berücksichtigen.
Arbeitserlaubnis: Kandidaten müssen rechtlich berechtigt sein, in der Schweiz zu arbeiten.
Startdatum: Sofort oder so bald wie möglich nach gegenseitiger Vereinbarung.

Dieser Auftrag würde jemandem gefallen, der eine breite und abwechslungsreiche Rolle genießt, Verantwortung liebt und sich schnell in einem anspruchsvollen Umfeld etablieren kann. Der erfolgreiche Kandidat wird sich wohl fühlen, Initiative zu ergreifen, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und vom ersten Tag an außergewöhnliche Unterstützung zu leisten.