Secrétaire administrative – RH et comptabilité 50-60% Construction métallique in Belmont-sur-Lausanne

PRO-AV Montages Sàrl est une entreprise suisse spécialisée dans la construction métallique, les façades, les menuiseries métalliques et les ouvrages métalliques sur mesure. Active sur des projets de différentes envergures à travers la Suisse, elle accompagne ses clients dans la réalisation de leurs projets, en collaboration étroite avec les entreprises générales, les architectes, les ingénieurs et les différents partenaires du secteur. Forte d'une équipe qualifiée et d'un savoir-faire reconnu, PRO-AV Montages poursuit son développement en élargissant ses activités dans le domaine de la construction métallique.

En tant que secrétaire administrative chez PRO-AV Montages, vous assurez le secrétariat de l'entreprise, le suivi administratif du personnel ainsi que les opérations courantes de facturation et de paiement. En collaboration directe avec la direction et les chefs de projet, vous participez à la recherche de personnel, organisez les formalités d'engagement et préparez les documents et badges nécessaires à l'accès aux chantiers.

Vos principales responsabilités :

• Assurer l'accueil téléphonique, traiter les courriels et gérer la correspondance.
• Rédiger, mettre en forme et transmettre les documents administratifs et commerciaux.
• Préparer et mettre en page les offres, devis et soumissions en collaboration avec les chefs de projet.
• Créer, mettre à jour et classer les dossiers clients, fournisseurs et chantiers.
• Participer à la recherche de personnel : publication d'annonces, recherche de candidats et contacts avec les agences de placement.
• Effectuer une première sélection des candidatures et organiser les entretiens avec les responsables.
• Préparer les contrats de travail et assurer les formalités administratives liées à l'engagement et au départ des collaborateurs.
• Enregistrer les nouveaux collaborateurs dans les outils internes et sur les plateformes de chantier, et tenir à jour leurs dossiers.
• Rassembler et transmettre les documents nécessaires aux inscriptions du personnel et aux demandes d'accès aux chantiers.
• Commander, préparer et suivre les badges professionnels et les badges d'accès aux chantiers.
• Collecter et contrôler les relevés d'heures, les absences et les notes de frais, puis préparer les éléments nécessaires à l'établissement des salaires.
• Établir et envoyer les factures clients, les acomptes et les situations de travaux dans Crésus, sur la base des éléments validés par les chefs de projet.
• Suivre les encaissements, effectuer les rappels et relancer les factures impayées.
• Saisir et contrôler les factures fournisseurs dans Crésus, obtenir leur validation et effectuer les paiements selon les échéances et les procédures internes.
• Préparer les pièces comptables et assurer le suivi des documents avec la fiduciaire.
• Collecter et classer les bons de livraison, les rapports de chantier et les feuilles de régie.
• Organiser les rendez-vous, suivre les échéances administratives et gérer les fournitures de bureau.

Qualifications : Vous disposez d'un CFC d'employé·e de commerce ou d'une formation équivalente et justifiez d'une expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement au sein d'une entreprise de construction métallique ou du bâtiment. Vous avez de l'expérience dans la gestion administrative du personnel, le soutien au recrutement ainsi que le suivi des entrées et sorties des collaborateurs.

La maîtrise du logiciel Crésus est indispensable, notamment pour l'établissement des factures clients, la saisie des factures fournisseurs et la préparation des paiements. Vous possédez de bonnes connaissances en comptabilité courante et êtes à l'aise avec le suivi des encaissements, les rappels et les échanges avec une fiduciaire. Vous maîtrisez parfaitement le français, à l'oral comme à l'écrit, ainsi que les outils informatiques usuels, notamment Word, Excel et Outlook.

Organisé·e, autonome et rigoureux·se, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances. Vous faites preuve de discrétion dans le traitement des données du personnel et des informations financières. Votre sens du contact et votre esprit d'équipe vous permettent de collaborer efficacement avec les collaborateurs, les clients et les partenaires.

Ce que nous offrons : Nous vous proposons un poste stable et varié au sein d'une entreprise en pleine expansion, avec la possibilité de contribuer activement à son organisation et à son développement. Vous évoluerez dans un environnement professionnel dynamique, en collaboration directe avec la direction et les équipes de projet, tout en bénéficiant d'autonomie dans vos tâches et de conditions salariales adaptées à votre expérience et à vos compétences.

Candidature : Vous souhaitez mettre vos compétences administratives, votre polyvalence et votre sens de l'organisation au service d'une entreprise ambitieuse ? Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature.