Assistente personale del CEO

• Executive & Family Personal Assistant
• La missione del ruolo

Sarai l'unico punto di contatto (SPOC) tra la vita professionale del dirigente e i bisogni della sua famiglia.

Il tuo compito è restituire tempo, concentrazione e serenità, anticipando le esigenze prima che diventino problemi.

• Responsabilità
• 1. Executive support
• Agenda e tempo
• Gestisci un calendario unico lavoro/famiglia con regole chiare: blocchi inderogabili, tempo di concentrazione, margini tra i viaggi.
• Coordini i fusi orari Europa–California (8–9 ore di differenza a seconda del periodo dell'anno) e concentri le call USA nel tardo pomeriggio europeo.
• Fai la revisione settimanale dell'agenda: il venerdì per la settimana successiva, il lunedì per confermare.
• Trasferte d'affari
• Organizzi itinerari completi in Italia, in Europa e in California: voli, hotel, transfer, visti ed ESTA.
• Pianifichi il recupero dal jet lag e prepari soluzioni alternative per ritardi e cancellazioni.
• Gestisci note spese e carte aziendali, nel rispetto delle policy e dei limiti di spesa aziendali.
• Comunicazioni
• Fai una prima selezione di e-mail e telefonate: rispondi tu dove possibile e inoltri al CEO solo ciò che richiede una sua decisione.
• Scrivi corrispondenza in italiano e in inglese per conto del CEO.
• Gestisci i rapporti con partner, investitori, clienti e assistenti di altri dirigenti.
• Riunioni
• Prepari briefing, documenti e profili degli interlocutori prima degli incontri.
• Dopo le riunioni scrivi il verbale, tieni traccia delle azioni concordate e solleciti le scadenze.
• Organizzi board, offsite ed eventi aziendali.
• Riservatezza e sicurezza
• Gestisci informazioni sensibili: strategia, persone, operazioni straordinarie.
• Archivi i documenti riservati e gestisci gli accessi delegati tramite il password manager aziendale, senza conservare credenziali personali del CEO.
• Raccordo con l'azienda
• Sei il primo contatto in caso di urgenze, secondo le regole di reperibilità concordate.
• Proteggi il tempo libero del CEO dalle richieste di lavoro non urgenti nei weekend e in ferie.
• 2. Logistica familiare
• Gestisci l'agenda dei figli: scuola, attività, appuntamenti e scadenze.
• Organizzi le vacanze e i viaggi di piacere della famiglia.
• Gestisci le pratiche amministrative private: documenti, permessi, assicurazioni e utenze.
• 3. Gestione della casa
• Coordini di eventuale personale domestico (colf, babysitter): turni, presenze e qualità del servizio.

Supporti la famiglia nella selezione; il rapporto di lavoro resta in capo alla famiglia.

• Selezioni e coordini i fornitori per manutenzioni e lavori sugli immobili.
• Gestisci il budget domestico e i pagamenti con un rendiconto mensile, mantenendo sempre separati fondi personali e fondi aziendali.
• 4. Lifestyle ed eventi
• Organizzi cene private, ricevimenti e feste.
• Scegli e acquisti regali personali e di rappresentanza.
• Prenoti ristoranti, club, eventi culturali e sportivi.
• 5. Gestione delle emergenze
• Risolvi gli imprevisti in ufficio e a casa in tempo reale, con calma e senso del giudizio.
• Cosa non rientra nel ruolo
• Decisioni di business e gestione delle persone dell'azienda (competenze del Chief of Staff).
• Decisioni sull'educazione e la cura dei figli, che restano della famiglia.
• Sostituzione stabile di babysitter, autista o personale domestico.
• Chi cerchiamo
• Almeno 3 anni come Executive Assistant, Personal/Family Assistant, in family office o al servizio di persone di alto profilo.
• Italiano madrelingua e inglese fluente, scritto e parlato;
• Residenza in Ticino o permesso di lavoro svizzero valido.
• Patente B e auto propria.
• Ottima padronanza di strumenti tecnologici
• Riservatezza assoluta, referenze verificabili, disponibilità a firmare un NDA.
• Capacità di gestire priorità multiple con calma, tatto e autonomia.
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