Wir sind ein langjährig etabliertes, unabhängiges Single Family Office im Herzen der Stadt Zürich. Im Zentrum stehen die professionelle Führung des Family Office sowie die nachhaltige Bewirtschaftung des Anlagevermögens einer unternehmerisch geprägten Familie. Diskretion, Verlässlichkeit und eine langfristige Perspektive prägen unsere Arbeit.
Zur Verstärkung suchen wir eine integre, erfahrene und motivierte Persönlichkeit als Executive Assistant - Family Office (60 %). In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion stellen Sie eine professionelle Büroorganisation sicher und unterstützen den Verwaltungsratspräsidenten, der zugleich Vorsitzender der Geschäftsleitung ist, sowie die Geschäftsleitung in administrativen, finanziellen und organisatorischen Belangen.
Ihre Aufgaben
- Verantwortung für eine effiziente Büroverwaltung und reibungslose administrative Abläufe im Family Office
- Führung und Koordination der Personal- und Finanzbuchhaltung sowie Zusammenarbeit mit externen Fachstellen in Abschluss-, Steuer- und Lohnfragen
- Führung des Verwaltungsratssekretariats: Sitzungsorganisation, Unterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Pendenzen
- Administrative und koordinative Unterstützung in den Bereichen Liegenschaften, Versicherungen, Kasse und Wertschriften, Personalwesen und allgemeine Verwaltung
- Koordination mit Banken, Vermögensverwaltern, Versicherungen, Treuhändern und weiteren externen Partnern
- Aufbereitung von Finanz-, Liquiditäts- und Managementinformationen sowie Unterstützung bei Anlagekontrolle und Berichterstattung
- Selbständige Führung von Terminen, Korrespondenz, Dokumentation und Pendenzen sowie Unterstützung bei ausgewählten Familienangelegenheiten
- Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung; Weiterbildung im Finanz-, Rechnungswesen-, Banking- oder Treuhandbereich von Vorteil
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsfunktion, idealerweise in einem Family Office, Treuhand-, Finanz- oder Vermögensverwaltungsumfeld
- Praxis in Finanz- und Personalbuchhaltung sowie gutes Verständnis für Finanzthemen, Wertschriften und administrative Prozesse
- Höchste Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen, eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude an einer zentralen Koordinationsfunktion mit vielfältigen Aufgaben
- Fliessende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Was Sie erwartet
Eine vielseitige Vertrauensposition mit hoher Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und Gestaltungsspielraum in einem langfristig ausgerichteten, persönlichen und professionellen Umfeld.
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Executive Assistant - Family Office in Zürich Arbeitgeber: Single Family Office
Unser Mandant bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Aktienanalyst:innen, die in einem dynamischen und diskreten Family Office tätig sein möchten. Mit einem langfristigen Anlagehorizont und kurzen Entscheidungswegen ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitenden, direkten Einfluss auf bedeutende Anlageentscheide zu nehmen und sich in einem hochqualifizierten Team weiterzuentwickeln. Die Kombination aus attraktiver Vergütung, einem unternehmerischen Umfeld und der Möglichkeit, eng mit der Unternehmerfamilie zusammenzuarbeiten, macht diese Position besonders reizvoll.
