Assistant de Direction in Genève

À propos de notre client

Notre client est un institut académique de renommée internationale, reconnu pour son excellence dans les domaines de l’enseignement supérieur, de la recherche et des relations internationales. Dans le cadre de ses activités, il recherche un/e Assistant/e de direction bilingue français / anglais afin d'assurer un soutien administratif, organisationnel et logistique auprès de sa Direction.

Votre mission

Rattaché(e) directement à la Direction, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'institution. Véritable personne de confiance, vous assurez la coordination des activités quotidiennes de la Direction, facilitez les échanges avec les interlocuteurs internes et externes et veillez à la bonne organisation des réunions, déplacements et événements institutionnels.

Vos principales responsabilités

• Assistanat de direction et gestion administrative
• Assurer la gestion proactive de l’agenda de la Direction : planification des rendez-vous, organisation des réunions, mise à jour des calendriers et suivi des échéances.
• Gérer les messageries électroniques et le courrier postal de la Direction et du secrétariat, assurer le traitement, le référencement, le classement et l’archivage des documents.
• Accueillir les visiteurs et invités et assurer la préparation ainsi que la coordination logistique des séances.
• Tenir à jour les bases de données et les outils de suivi de la Direction.
• Assurer le suivi administratif des factures, remboursements et notes de frais liés aux activités de la Direction et du Conseil de fondation.
• Organisation et coordination logistique
• Organiser les déplacements professionnels de la Direction : réservations de transports, hébergements et organisation des repas.
• Réserver et préparer les salles de réunion et espaces événementiels, en veillant à leur mise en place et à l'ensemble des aspects logistiques.
• Coordonner les visites d'intervenants et invités externes (experts, conférenciers, partenaires institutionnels, etc.).
• Apporter un soutien logistique aux événements organisés en collaboration avec des partenaires externes : déplacements, hébergements, suivi des factures et correspondances de remerciement.
• Événementiel institutionnel
• Participer à l'organisation des événements institutionnels, notamment les événements de fin d'année académique et les réceptions destinées aux collaborateurs.
• Coordonner les aspects organisationnels et logistiques des cérémonies officielles, notamment la gestion des prix académiques remis lors des cérémonies de remise des diplômes.
• Suivi de dossiers spécifiques
• Assurer le suivi administratif des procédures relatives aux éliminations et aux oppositions d'étudiants, dans le respect des procédures institutionnelles et des délais impartis.
• Garantir la confidentialité et la bonne gestion des dossiers sensibles relevant de la Direction.

Votre profil

• Vous êtes titulaire d'une formation commerciale, administrative ou équivalente.
• Vous justifiez d'une expérience confirmée dans une fonction d'assistanat de direction, idéalement dans un environnement international, académique ou institutionnel.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais, à l'oral comme à l'écrit (niveau C1/C2 souhaité).
• Vous disposez d'excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles dans les deux langues.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels et êtes à l'aise avec les outils de gestion administrative et les bases de données.
• Vous avez une excellente capacité d'organisation, savez gérer les priorités et travailler sur plusieurs dossiers simultanément.
• Vous faites preuve de discrétion, de rigueur et d'un grand sens des responsabilités.
• Vous êtes doté(e) d'un excellent relationnel, d'un esprit de service et d'une réelle aisance dans les interactions avec des interlocuteurs variés et internationaux.
• Vous êtes autonome, proactif(ve), flexible et appréciez les environnements exigeants et multiculturels.