Kaufmännische:r Mitarbeiter:in | Administration & Buchhaltung in Horw

Die Rebsamen Management AG erbringt die zentralen Dienstleistungen für unsere Firmengruppe. Dazu gehören die Bereiche Administration, Business Development, Human Resources, Informatik und Finanzen. Unsere Firmengruppe umfasst sechs Unternehmen mit rund 160 Mitarbeitenden an den Standorten Horw, Luzern und Zürich. Gemeinsam sind wir in der Gebäudetechnik tätig und verbinden Planung und Ausführung unter einem Dach – von anspruchsvollen HLKSE- und Gebäudeautomationsprojekten über komplexe Gebäudeautomationssteuerungen bis hin zu Security- und Audio-Video-Lösungen. Mit unseren unterschiedlichen Fachkompetenzen unterstützen wir spannende Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus und profitieren dabei von der engen Zusammenarbeit innerhalb unserer Firmengruppe. Wir verstärken unser Administrationsteam und freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Was du bei uns tust:

• Gemeinsam sorgt ihr dafür, dass unser Frontoffice läuft!
• Du betreust unser Frontoffice gemeinsam mit einer Kollegin im Jobsharing und bist eine wichtige Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartner.
• Zu zweit bewältigt ihr die täglichen Aufgaben unseres Frontoffices, unter anderem:

• Telefon & Empfang im Griff: Du betreust unsere Telefonzentrale, empfängst Kunden, Geschäftspartner und Besucher und bist eine erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen.
• Organisation rund ums Frontoffice: Gemeinsam mit deiner Kollegin betreust du die zentralen Mailaccounts, koordinierst den Postein- und -ausgang und kümmerst dich um Sitzungszimmer, allgemeine Räumlichkeiten sowie weitere administrative und organisatorische Aufgaben.

Zahlen liegen dir? Unterstütze uns in der Buchhaltung!

• Du arbeitest eng mit unserer Fachperson Finanz- & Rechnungswesen zusammen. Nach deiner Einarbeitung bearbeitest du die dir übertragenen Aufgaben zunehmend selbständig und übernimmst Verantwortung für deren korrekte und termingerechte Ausführung.
• Kreditoren im Griff: Du kontrollierst, erfasst und verbuchst Kreditorenrechnungen und unterstützt bei deren Verarbeitung sowie bei Zahlungsläufen.
• Debitoren & Rechnungsstellung: Du erstellst Rechnungen nach Vorgabe und arbeitest dabei eng mit unserer Buchhaltung und den zuständigen Projektleitenden zusammen.
• Direkt bei unseren Projekten: Für einzelne Rechnungsstellungen bist du punktuell auch an unserem Standort Zürich und stimmst die notwendigen Grundlagen direkt mit den Projektleitenden ab.
• Bargeld & Spesenabrechnungen: Du kümmerst dich um unsere Bargeldkassen und Spesenabrechnungen und sorgst dafür, dass alles vollständig und korrekt erfasst und verbucht wird.
• Mahnwesen & Bankbuchungen: Du unterstützt bei Mahnungen, Banktransaktionen und Bankenabgleichen.
• Reportings & Abschlüsse: Du wirkst bei Finanz- und Projektauswertungen, Reportings, MWST-Abrechnungen sowie Monats- und Jahresabschlussarbeiten mit.
• Saubere Buchhaltung: Du sorgst für eine vollständige Ablage und Archivierung der dir zugewiesenen Buchhaltungsunterlagen.

Organisation ist deine Stärke? Unterstütze unsere Administration!

• Gemeinsam mit unserer Sachbearbeiterin Administration stellst du sicher, dass im Hintergrund alles rund läuft. Auch hier übernimmst du mit zunehmender Einarbeitung schrittweise eigene Aufgaben.
• Offerten & Submissionen: Du stellst Unterlagen für Ausschreibungen, Submissionen und Offerten zusammen, bearbeitest Formulare und sorgst dafür, dass Eingaben vollständig und termingerecht eingereicht werden.
• Projektadministration mit Überblick: Du unterstützt bei Projekteröffnungen und -mutationen, pflegst Projektinformationen und hilfst bei Verträgen, Auswertungen und weiteren administrativen Projektaufgaben.
• Stammdaten aktuell halten: Du pflegst Kunden-, Lieferanten- und weitere relevante Stammdaten.
• Organisation im Alltag: Du kümmerst dich unter anderem um Hotelbuchungen, Büromaterial und weitere Bestellungen.
• Unsere Fahrzeuge im Blick: Du unterstützt bei der Bewirtschaftung unserer Pool- und Geschäftsfahrzeuge und koordinierst administrative Fahrzeugthemen.
• Unterstützung, wo sie gebraucht wird: Du unterstützt unsere Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden bei unterschiedlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

… und darüber hinaus bringst du dich vielseitig ein!

Was du mitbringst:

• Du hast eine kaufmännische Grundausbildung EFZ oder äquivalent abgeschlossen.
• Du bringst idealerweise erste Berufserfahrung nach deiner Ausbildung in der Administration und/oder Buchhaltung mit.
• Zahlen liegen dir und du verfügst über gute buchhalterische Grundkenntnisse.
• Du arbeitest zuverlässig, sorgfältig, strukturiert und termingerecht.
• Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und erkennst selbständig, wo Handlungsbedarf besteht.
• Auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen, behältst du den Überblick und kannst sinnvoll priorisieren.
• Du arbeitest gerne im Team, kannst deine Aufgaben aber ebenso selbständig erledigen.
• Du gehst diskret und verantwortungsbewusst mit vertraulichen und finanziellen Informationen um.
• Du trittst freundlich, professionell und dienstleistungsorientiert auf.
• Du beherrschst Deutsch sehr gut in Wort und Schrift und kannst dich auf Englisch verständigen.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln.
• Du besitzt einen Führerausweis Kategorie B und bist bereit, bei Bedarf punktuelle Einsätze an unserem Standort Zürich zu übernehmen.

Was wir dir bei uns noch zusätzlich bieten:

• Bei uns erwartet dich keine einseitige Sachbearbeitungsstelle, sondern eine abwechslungsreiche Funktion mit Einblick in unterschiedliche Bereiche unserer Firmengruppe.
• Unser flexibles Admin-Team in Luzern besteht aktuell aus vier jungen und aufgestellten Kolleginnen, in den Bereichen Administration, HR & Finanzen, welche sich jetzt schon auf dich und deine Unterstützung freuen.
• Zusätzlich bietet dir die Firmen-Gruppe einen attraktiven Benefit-Katalog mit umfassenden Leistungen.
• Hier einen ersten Einblick:

• Unterstützung und Möglichkeiten bei Aus- und Weiterbildungen
• Mindestens 5 Wochen Ferien + 10 bezahlte Feiertage
• Bonusprogramme (Gutscheine & allg. Mitarbeiterbonus)
• Helle und moderne Arbeitsplätze an zentraler Lage
• Zusätzliche Sozialversicherungsleistungen (UVGZ, KTG & PK+)
• Verschiedene weitere Benefits innerhalb unserer Firmengruppe
• … und vieles mehr