Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Senior Management bei administrativen Aufgaben und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem Fokus auf Teamarbeit und Effizienz.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Ein spannendes Umfeld mit vielen Möglichkeiten zur Karriereentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das einen echten Unterschied macht und lerne von den Besten.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1485 - 1815 CHF pro Monat.
Wir suchen eine hochorganisierte, detailorientierte Verwaltungsassistentin zur Unterstützung des Senior Managements. Diese Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Operationen in den Bereichen Finanzen, Verwaltung und exekutive Koordination. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für Informationsfluss, Dokumentation und Kommunikation, um der Führungsebene ein effizientes und effektives Arbeiten zu ermöglichen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Finanzen, Dokumentation & externe Koordination
- Rechnungen und Belege zur internen Genehmigung oder externen Buchhaltung (MwSt., Steuererklärungen) vorbereiten und weiterleiten, um Genauigkeit und Fristgerechtigkeit sicherzustellen.
- Organisierte Aufzeichnungen aller finanziellen Dokumente (Rechnungen, Belege, Ausgaben) führen und die Ausgabenverfolgung sowie Kreditkartenabstimmungen unterstützen.
- Mit staatlichen Stellen, Förderagenturen und externen Partnern kommunizieren, um administrative und compliancebezogene Angelegenheiten zu verwalten.
- Erforderliche finanzielle und regulatorische Dokumentationen rechtzeitig und genau vorbereiten, zusammenstellen und einreichen.
- Korrespondenzmanagement
- Eingehende elektronische und physische Post sichten und kategorisieren, wobei dringende Anliegen markiert werden.
- Bei Bedarf beim Verfassen von Social-Media-Updates und E-Mail-Kommunikationen unterstützen.
- Administrative Unterstützung, Reisen & Veranstaltungen
- Meetings, Agenden, Terminplanung und Reiseorganisation für das Senior Management koordinieren.
- Daten eingeben und leichte CRM-Systeme im Zusammenhang mit Investoren, Partnern und Bewerbern pflegen.
- Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen unterstützen.
Qualifikationen
- 2–5 Jahre Erfahrung in einer administrativen, exekutiven Assistenz- oder Betriebsrolle.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit.
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen und Fristen in einem schnelllebigen Umfeld einzuhalten.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (Deutsch von Vorteil).
- Komfort im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
- Kenntnisse in gängigen Büroanwendungen (z.B. Google Workspace, Microsoft Office) und grundlegenden CRM-Systemen (Notion).
- Erfahrung in der Unterstützung von Finanz- oder Buchhaltungsabläufen ist von Vorteil.
Was wir suchen
- Proaktive und einfallsreiche Denkweise.
- Starkes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
- Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und Probleme eigenständig zu lösen.
- Professioneller, gepflegter Kommunikationsstil.
Administrative Assistant (Part-time) in Basel Arbeitgeber: Moonlight AI AG
Moonlight AI AG bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Basel, wo Teamarbeit und Innovation gefördert werden. Als Teil unseres engagierten Teams profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, kontinuierlichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer offenen Unternehmenskultur, die Ihre persönliche und berufliche Entwicklung unterstützt. Wir legen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance und bieten Ihnen die Möglichkeit, aktiv an spannenden Projekten mitzuwirken, die einen echten Unterschied machen.
