- Befristeter Einsatz für 4 Monate
- 100 % vor Ort
Firmenprofil
Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen im Bereich Financial Services mit Sitz in Zug, suchen wir einen erfahrenen Office Manager (m/w/d). Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeitende in mehreren europäischen Standorten und legt grossen Wert auf Professionalität, Serviceorientierung und eine effiziente Büroorganisation.
Stellenbeschreibung
- Verantwortung für das tägliche Office Management und die effiziente Organisation administrativer Abläufe
- Koordination von Büroinfrastruktur, Facility-Themen, Arbeitsplatzmanagement sowie externen Dienstleistern
- Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und externe Servicepartner
- Organisation von internen Meetings, Workshops, Management-Besuchen und Firmenevents
- Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams
- Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik
- Verwaltung von Büromaterial, Catering und Ausstattung inklusive Bestellwesen und Lagerbestand
- Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierungsprozessen
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen HR-Prozessen
- Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
- Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und administrativen Abläufen
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Gäste
Anforderungsprofil
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer administrativen Funktion oder als Executive Assistant
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie professionelles und diskretes Auftreten
- Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams)
- Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil
Sonstige Informationen
- Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenverantwortung
- Breites Aufgabenspektrum und viel Gestaltungsspielraum
- Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern
- Dynamisches und professionelles Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Zug
#J-18808-Ljbffr
ASAP - Office Manager (m/f/d) 100% in Zug Arbeitgeber: Michael Page Switzerland
Als Arbeitgeber bietet unsere internationale Organisation eine dynamische und multikulturelle Arbeitsumgebung, in der Sie an bedeutenden Projekten mitwirken können. Mit flexiblen hybriden Arbeitsmodellen in Genf und der Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit erfahrenen Juristen, fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch ein starkes Engagement für öffentliche Interessen. Hier haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem unterstützenden Team weiterzuentwickeln und an komplexen grenzüberschreitenden Vertragsangelegenheiten zu arbeiten.
