PA to GM / Administrative Coordinator in Engelberg

Unter einem traditionsreichen Namen hat Kempinski, Hoteliers seit 1897, die Welt auf der Suche nach faszinierenden Destinationen bereist, ohne dabei seine Traditionen und sein europäisches Erbe je zu vergessen. Die großzügigen Resorts sowie die stylischen City- und Wellnesshotels spiegeln einen individuellen und einzigartigen Charakter wider, speziell für Gäste, die 5-Sterne Service und Luxus bei ihren geschäftlichen oder privaten Reisen zu schätzen wissen.

Wir suchen eine vielseitige Persönlichkeit für eine kombinierte Schlüsselposition, die sowohl unser Event-Team als auch die Hotelleitung tatkräftig unterstützt.

Als Administrative Coordinator (50%) arbeiten Sie eng mit dem Cluster Sales & Events Team zusammen, um eine reibungslose Planung und Durchführung von Kleingruppen und Veranstaltungen zu gewährleisten. Als Personal Assistant des General Managers (50%) halten Sie der Hotelleitung den Rücken frei und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der Direktion.

• Kundenbetreuung & Kommunikation: Herzliche Vertretung des Hotels bei allen telefonischen, schriftlichen und persönlichen Kundenkontakten mit einer spürbaren Begeisterung für neue und bestehende Buchungen.
• Veranstaltungsplanung & Administration: Präsise Erstellung aller relevanten Unterlagen (Angebote, Verträge, Banquet Event Orders/BEOs, Änderungsformulare), um eine perfekte Durchführung der Events sicherzustellen.
• Betreuung von Events & Kleingruppen: Eigenverantwortliche Koordination kleinerer Gruppen und Veranstaltungen unter Anleitung des Cluster Director of Groups & Events gemäß internen Standards.
• Schnittstellenkompetenz: Kontinuierlicher Aufbau und Anwendung von Wissen in den Bereichen F&B, Veranstaltungstechnik und betriebliche Abläufe für eine optimale Kundenberatung.
• Informationsmanagement: Führung eines aktuellen Planungs-Portfolios sowie rechtzeitige Weitergabe aller wichtigen Kundeninformationen an die internen Schnittstellen.
• Lern- & Entwicklungsbereitschaft: Aktive Teilnahme an Einarbeitungs- und Schulungsprogrammen des Cluster Assistant Director of Groups & Events.

Personal Assistant des General Managers (50%):

• Executive Administration: Professionelle Termin- und Kalenderverwaltung des General Managers, Organisation von Meetings sowie Reiseplanung.
• Kommunikationssteuerung: Filterung und Priorisierung von E-Mails, Korrespondenz und Anrufen inklusive eigenständiger Entwurfserstellung im Namen der Hotelleitung.
• Schnittstelle zur Direktion: Zentraler Ansprechpartner für Abteilungsleiter, Corporate Offices und externe Partner.
• Reporting & Sitzungsvorbereitung: Erstellung von Präsentationen, Zusammenstellung von Abteilungsberichten und Protokollführung bei Führungskräfte-Meetings.
• Projekte & Diskretion: Abwicklung vertraulicher administrativer Sonderaufgaben im Auftrag des General Managers.

Haupaufgaben:

• Leben und Arbeiten inmitten der alpinen Zentralschweiz
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten
• Angenehmes Arbeitsklima in einem jungen und dynamischen Team
• Internationale Karriereaussichten und Entwicklungschancen
• Herausragende Mitarbeiter-Benefits in u.a. allen Kempinski Hotels
• Reichhaltiges Speisenangebot in unserem Mitarbeiterrestaurant
• Gratis WLAN und Parkplätze

Auf Sie wartet: Berufserfahrung in der Eventkoordination, der Assistenz der Geschäftsleitung oder in der gehobenen Hotellerie. Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (in Wort und Schrift) sowie ein gewinnendes, professionelles Auftreten. Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, zwei unterschiedliche Aufgabenbereiche effizient zu strukturieren. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit gängigen Hotelsoftware-Systemen (z. B. Opera). Proaktive Arbeitsweise, hohe Lernbereitschaft und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten.

Sprachen: Fähigkeit in einem multilingualen Umfeld zu arbeiten: Deutsch – mündlich und schriftlich, Englisch – mündlich und schriftlich, weitere Sprache von Vorteil.