Head of CEO Office & Business Operations

Diese Position wird im Auftrag eines Partnerunternehmens ausgeschrieben, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht einen Head of CEO Office & Business Operations mit Sitz in der Schweiz. Wir suchen einen hochqualifizierten und praxisorientierten Leiter für Business Operations, der direkt mit dem CEO zusammenarbeitet und die operative Exzellenz eines wachsenden internationalen Software-Engineering-Unternehmens vorantreibt.

In dieser strategischen Führungsrolle sind Sie verantwortlich für den Betriebsrhythmus des Unternehmens, indem Sie Geschäftsprioritäten in umsetzbare Pläne, messbare Ziele und greifbare Ergebnisse übersetzen. Sie überwachen wichtige Bereiche wie Lieferleistung, Finanzplanung, Personalmanagement, Compliance und organisatorische Effizienz. In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Teamleitern in mehreren Zeitzonen stellen Sie Verantwortung und effektive Umsetzung in der gesamten Organisation sicher. Sie werden auch die Einführung von KI-gestützten Tools und skalierbaren Prozessen leiten, um die ehrgeizigen Wachstumspläne des Unternehmens zu unterstützen.

Dies ist eine Gelegenheit für einen unternehmerischen Operations-Profi, ein wachsendes Unternehmen von innen heraus zu gestalten, mit einem klaren Karriereweg zur Position des Chief Operating Officer (COO).

Verantwortlichkeiten:

• Besitzen und verwalten Sie den Betriebsrhythmus des Unternehmens, einschließlich strategischer Prioritäten, OKRs, wöchentlicher Geschäftsüberprüfungen, Leistungsüberwachung und Managementberichterstattung.
• Übersetzen Sie die strategischen Ziele des CEO in klare operative Pläne und stellen Sie sicher, dass Prioritäten kommuniziert, umgesetzt und in den Teams geliefert werden.
• Bereiten Sie datengestützte Empfehlungen und Entscheidungsunterlagen für den CEO vor, indem Sie relevante Einblicke, Optionen, Risiken und potenzielle Kompromisse präsentieren.
• Übernehmen Sie Verantwortung für Entscheidungen und setzen Sie vereinbarte Maßnahmen um, um Verantwortung und messbare Geschäftsergebnisse sicherzustellen.
• Verwalten Sie betriebliche Probleme und Kundeneskalationen, die die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung erfordern, und koordinieren Sie mit den relevanten Teams, um Lösungen zu finden und eine zeitnahe Lösung sicherzustellen.
• Arbeiten Sie mit Finance und HR zusammen, um Budgets, Personalbedarf, Personalplanung, Ressourcenallokation und Mitarbeiterauslastung zu planen.
• Überwachen Sie die betriebliche und finanzielle Leistung, identifizieren Sie Ineffizienzen, Risiken und Verbesserungschancen.
• Überwachen Sie Compliance-Initiativen und stellen Sie Fortschritte in relevanten Rahmenbedingungen und regulatorischen Anforderungen sicher, einschließlich SOC 2, ISO 27001 und GDPR.
• Fördern Sie die Einführung von Künstlicher Intelligenz in der gesamten Organisation, indem Sie Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, Verbesserung der Produktivität und Optimierung von Betriebsprozessen identifizieren.
• Bewerten und implementieren Sie digitale Tools und Technologien, die skalierbare Geschäftsoperationen und bereichsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen.
• Arbeiten Sie direkt mit dem CEO und den Abteilungsleitern zusammen, um die Kommunikation, Koordination und Ausführung in verteilten Teams zu stärken.
• Etablieren Sie skalierbare Betriebsprozesse und Managementpraktiken, die die langfristigen Wachstumsambitionen der Organisation unterstützen.
• Spielen Sie eine aktive Rolle bei der Gestaltung der organisatorischen Struktur und des Betriebsmodells des Unternehmens, während das Geschäft expandiert.
• Entwickeln Sie sich schrittweise zu einer breiteren Position im Bereich Executive Operations, mit einem klaren Weg zur Übernahme von COO-Verantwortlichkeiten.

Anforderungen:

• Mindestens 6 Jahre Berufserfahrung in Business Operations, Operations Management oder vergleichbaren Führungsrollen innerhalb einer wachsenden Organisation.
• Praktische Erfahrung in mindestens drei der folgenden Bereiche: Service Delivery, Finanzen, Personalwesen und Compliance.
• Nachweisliche Erfolge bei der Verantwortung für betriebliche Ergebnisse, mit konkreten Beispielen für Ziele, ergriffene Maßnahmen und erzielte messbare Ergebnisse.
• Starkes Verständnis des Managements der Unternehmensleistung, einschließlich KPIs, OKRs, operativer Berichterstattung und Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Etablierung und Verwaltung von Betriebsrhythmen, einschließlich wöchentlicher Überprüfungen, strategischer Planung, Leistungsberichterstattung und Verantwortungsrahmen.
• Starke finanzielle und analytische Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, mit Budgets, Personalplanung, Auslastungskennzahlen, Leistungsbaselines und Geschäftsvorhersagen zu arbeiten.
• Fähigkeit, evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen und Methoden, Annahmen, Risiken und Kompromisse klar zu erklären.
• Praktische Erfahrung im Umgang mit komplexen betrieblichen Herausforderungen, der Lösung von Eskalationen und der Umsetzung von Initiativen von der Identifizierung bis zur Ausführung.
• Nachgewiesene Fähigkeit, KI-Tools in der täglichen Arbeit zu nutzen und KI-gestützte Lösungen in Geschäftsprozesse zu integrieren, um Effizienz und Produktivität zu verbessern.
• Starkes Verständnis der Compliance- und Informationssicherheitsanforderungen, mit der Fähigkeit, relevante organisatorische Initiativen zu koordinieren.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Entscheidungen herauszufordern, schwierige Botschaften zu kommunizieren und Senior Stakeholder mit Daten zu beeinflussen.
• Fortgeschrittene Englischkenntnisse (C1 oder höher), mit der Fähigkeit, effektiv mit internationalen Teams und Führungskräften zu kommunizieren.
• Erfahrung in vollständig remote, verteilten Umgebungen über mehrere Zeitzonen hinweg, mit einem schriftlich orientierten Kommunikationsansatz.
• Eine proaktive, unabhängige und umsetzungsorientierte Denkweise, mit einem starken Sinn für Verantwortung und Rechenschaftspflicht.
• Komfortabel in einem schnell wachsenden, sich entwickelnden Geschäft, in dem sich Prioritäten ändern können und Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen.

Nice to have:

• Frühere Erfahrung in der Verwaltung von SOC 2, ISO 27001 oder GDPR-Compliance-Programmen.
• Hintergrund in Software-Engineering-Dienstleistungen, IT-Beratung, Software-Agenturen oder Personalvermittlungsunternehmen.
• Erfahrung in der Skalierung von Betriebsstrukturen und -prozessen innerhalb einer von Gründern geführten oder unternehmerischen Organisation.
• Frühere Erfahrungen mit Führungsverantwortung auf Executive-Ebene oder Vorbereitung auf eine COO-Position.

Vorteile:

• Langfristiger Vertrag: Vollzeit, unbefristeter B2B-Vertrag, nicht an den Abschluss oder das Enddatum eines bestimmten Kundenprojekts gebunden.
• Wettbewerbsfähige Vergütung: Gehaltsvereinbarungen, die auf Ihrer Erfahrung, Ihrem Fachwissen und den Verantwortlichkeiten der Position basieren, mit monatlicher Rechnungsstellung in USD.
• Vollständig remote Arbeiten: Arbeiten Sie remote aus Europa oder anderen berechtigten Standorten und arbeiten Sie mit einem internationalen Team zusammen.
• Flexible internationale Zusammenarbeit: Arbeiten Sie mit verteilten Teams in Europa, Lateinamerika und den Vereinigten Staaten, mit Kernarbeitszeiten von 09:00 bis 18:00 CET und teilweise abendlicher Überlappung mit US-Kunden.
• Komplette Ausstattung: Erhalten Sie die notwendige professionelle Ausstattung, um Ihre Rolle effektiv auszuführen.
• KI-Tools inklusive: Zugang zu kostenpflichtigen KI-gestützten Tools zur Unterstützung von Produktivität, Innovation und operativer Effizienz.
• Lernen und Entwicklung: Profitieren Sie von einem speziellen Lernbudget zur Unterstützung Ihres kontinuierlichen beruflichen Wachstums.
• Globale Teamevents: Nehmen Sie an internationalen Teamveranstaltungen teil und haben Sie die Möglichkeit, sich mit Kollegen zu vernetzen.
• Bedeutender Einfluss auf das Geschäft: Arbeiten Sie direkt mit dem CEO und dem Führungsteam, mit echtem Einfluss auf strategische und operative Entscheidungen.
• Unternehmerisches Umfeld: Tragen Sie zu Projekten mit hoher Wirkung für etablierte internationale Kunden in einem wachsenden Software-Engineering-Unternehmen bei.
• Leistungs- und Gehaltsüberprüfungen: Profitieren Sie von halbjährlichen Leistungsbewertungen und Gehaltsüberprüfungen.
• Karrierefortschritt: Folgen Sie einem klar definierten Entwicklungsweg zur Position des Chief Operating Officer (COO).