Acquisition & Executive Operations Assistant Virtual Assistant

Diese Position wird im Auftrag eines Partnerunternehmens ausgeschrieben, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht einen Acquisition & Executive Operations Assistant Virtual Assistant mit Sitz in der Schweiz. Wir suchen einen gepflegten, zuverlässigen und hochorganisierten virtuellen Assistenten zur Unterstützung von Geschäftserwerbsaktivitäten, exekutiven Operationen und administrativen Tätigkeiten für ein US-amerikanisches Unternehmen. In dieser Vollzeit-Remote-Vertragsrolle werden Sie hauptsächlich mit Geschäftsinhabern in Kontakt treten, die bereits kontaktiert wurden, professionelle Beziehungen aufbauen und Einführungsmeetings planen. Sie koordinieren auch akquisitionsbezogene Dokumentationen, bereiten Besprechungsunterlagen vor, verwalten Kalender und Postfächer und unterstützen die täglichen exekutiven Abläufe.

Die Position kombiniert beziehungsorientierte Kommunikation mit strukturierten administrativen Arbeiten, die Diskretion, gesundes Urteilsvermögen und konsequente Nachverfolgung erfordern. Etablierte Skripte, Zielgruppenlisten, Verfahren und Schulungen helfen Ihnen, erfolgreich zu sein, ohne dass hoher Verkaufsdruck oder Verhandlungen erforderlich sind. Diese Gelegenheit ist ideal für einen erfahrenen B2B-Calling-Professionellen, der gerne Verantwortung für operative Details übernimmt und gleichzeitig Geschäftsführern hilft, organisiert und produktiv zu bleiben.

Verantwortlichkeiten:

Als Acquisition & Executive Operations Assistant unterstützen Sie die Kontaktaufnahme mit Geschäftsinhabern und verwalten eine breite Palette von Akquisitionsadministration und exekutiven Unterstützungsaufgaben. Die Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung machen etwa die Hälfte Ihrer Aufgaben aus und haben Vorrang, wenn konkurrierende Anforderungen auftreten.

• Kontaktieren Sie Geschäftsinhaber, die zuvor kontaktiert wurden, unter Verwendung etablierter Kontaktlisten, Skripte und Verfahren.
• Führen Sie professionelle, respektvolle Nachverfolgungsgespräche, um festzustellen, ob die Eigentümer offen für ein kurzes Einführungsgespräch mit dem Kunden sind.
• Planen Sie qualifizierte Einführungsmeetings, ohne sich auf Hochdruckverkaufstaktiken einzulassen oder die Eigentümer direkt zu fragen, ob sie ihre Geschäfte verkaufen möchten.
• Vollziehen Sie mindestens 30 ausgehende Anrufe pro Tag, sobald Sie vollständig eingearbeitet sind.
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Anrufe, bedeutende Gespräche, Einwände, Nachverfolgungsanforderungen und nächste Schritte genau.
• Leiten Sie Fragen zu Bewertungen, Finanzierung, Transaktionsbedingungen oder Zeitplänen an den Kunden weiter, anstatt unabhängig zu verhandeln.

Beziehungsmanagement und Nachverfolgung:

• Befolgen Sie etablierte Kontaktsequenzen und halten Sie eine konsistente, professionelle Kommunikation mit Geschäftsinhabern aufrecht.
• Überprüfen Sie Kontaktnamen, direkte Kontaktinformationen und bevorzugte Kommunikationsmethoden.
• Dokumentieren Sie die Kommunikationshistorie, Interessensniveaus, Einwände, Zeitpläne und vereinbarte nächste Schritte.
• Planen Sie zukünftige Nachverfolgungen und koordinieren Sie Meetingbestätigungen und Erinnerungen.
• Stellen Sie sicher, dass ausstehende Kommunikationen und Nachverfolgungsaktivitäten rechtzeitig abgeschlossen werden.

Akquisitionsadministration und Meetingvorbereitung:

• Führen Sie genaue Akquisitionsaufzeichnungen, Kontaktdaten, Terminkalender, Aktivitätsnotizen und Tracking-Systeme.
• Unterstützen Sie die Korrespondenz mit Maklern und anderen akquisitionsbezogenen Kommunikationen.
• Organisieren Sie Akquisitionsdokumente und führen Sie ordentliche Aufzeichnungen.
• Recherchieren Sie Unternehmen, Geschäftsinhaber, Kontakte und relevante Hintergrundinformationen.
• Bereiten Sie prägnante, standardisierte Briefing-Dokumente vor akquisitionsbezogenen Meetings vor, einschließlich Unternehmenshintergrund, Eigentümerinformationen, vorheriger Korrespondenz, Geschäftsdaten und vorgeschlagener Fragen.
• Unterstützen Sie die Korrespondenz nach dem Meeting, aktualisieren Sie Aufzeichnungen und verfolgen Sie ausstehende Verpflichtungen und Aktionspunkte.

Exekutive und allgemeine Geschäftsuntersützung:

• Organisieren Sie Postfächer, bearbeiten Sie routinemäßige E-Mail-Korrespondenz und verwalten Sie die Kalenderkoordination und Termine.
• Koordinieren Sie die Kommunikation mit Anbietern und anderen externen Kontakten.
• Verfolgen Sie Rechnungen und führen Sie verwandte administrative Aufzeichnungen.
• Führen Sie Recherchen durch und erledigen Sie allgemeine Geschäftssupportaufgaben nach Bedarf.
• Leisten Sie gelegentliche persönliche exekutive Unterstützung, einschließlich Reise-Recherche, Reservierungen, Terminplanung und Immobilienrecherche.

LinkedIn, Empfehlungsbeziehungen und Berichterstattung:

• Entwerfen Sie LinkedIn-Kontakt- und Nachverfolgungsnachrichten zur Überprüfung durch den Kunden und verfolgen Sie Antworten und nächste Schritte.
• Führen Sie organisierte Aufzeichnungen über LinkedIn-Aktivitäten; der Kunde sendet Nachrichten direkt über sein eigenes Konto.
• Unterstützen Sie Aktivitäten zum Beziehungsaufbau mit Geschäftsbrokern, Buchhaltern, Anwälten und anderen professionellen Empfehlungsquellen.
• Bereiten Sie strukturierte Tageszusammenfassungen über Outreach-Aktivitäten, bedeutende Gespräche, geplante Meetings, ausstehende Nachverfolgungen, abgeschlossene administrative Arbeiten, ausstehende Aktionspunkte und Angelegenheiten, die die Aufmerksamkeit des Kunden erfordern, vor.
• Befolgen Sie vereinbarte Verfahren, Zeitpläne, Vertraulichkeitsanforderungen und schriftliche Lieferungen.

Anforderungen:

Der ideale Kandidat kombiniert praktische, auf die USA fokussierte B2B-Calling-Erfahrung mit starken exekutiven administrativen Fähigkeiten. Sie sollten selbstbewusst mit Geschäftsinhabern und leitenden Entscheidungsträgern sprechen können, in der Lage sein, wiederkehrende Nachverfolgungen zu verwalten und in der Lage sein, messbare Outreach-Ziele mit detaillierten administrativen Verantwortlichkeiten in Einklang zu bringen.

• Mid- bis Senior-Level-Fachkompetenz, mit mindestens einem Jahr Erfahrung im US-fokussierten B2B-Outbound-Calling oder Terminvereinbarung.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Englischkenntnisse, mit einem muttersprachlichen oder nahezu muttersprachlichen Niveau der gesprochenen Flüssigkeit und einer professionellen Telefonpräsenz.
• Starke Kommunikations-, aktives Zuhören, Beziehungsaufbau und Beziehungsmanagementfähigkeiten.
• Erfahrung in der Kommunikation mit US-Geschäftsinhabern, Führungskräften oder leitenden Entscheidungsträgern ist stark bevorzugt.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Terminvereinbarung, wiederkehrenden Nachverfolgungen, CRM- oder Kontaktmanagementsystemen und detaillierter Aktivitätsverfolgung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Zeitpläne, Dokumentationen und konkurrierende Prioritäten zu verwalten.
• Gesundes berufliches Urteilsvermögen und die Fähigkeit zu erkennen, wann sensible Akquisitionsfragen eskaliert werden müssen.
• Diskretion und Integrität beim Umgang mit vertraulichen Geschäfts-, Akquisitions- und persönlichen Informationen.
• Erfahrung in der exekutiven Verwaltung, einschließlich Postfach- und Kalenderverwaltung, Meetingvorbereitung, Recherche und Geschäftskorrespondenz, ist stark bevorzugt.
• Hintergrund in der Geschäftsentwicklung, im Account Management oder im Kundenbeziehungsmanagement ist von Vorteil.
• Erfahrung in Geschäftserwerben oder Investitionen ist vorteilhaft, aber nicht erforderlich.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, etablierte Verfahren zu befolgen, Aktivitätsziele zu erreichen und genaue Aufzeichnungen zu führen.
• Bereitschaft, die erforderliche Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) des Kunden zu unterzeichnen und einzuhalten, bevor die Zusammenarbeit beginnt.

Erforderliche Software und Tools:

• GitHub Issues: Für tägliche Anrufblätter, Outreach-Tracking und Aktivitätsprotokollierung durch Kommentare. Schulungen werden angeboten, und Programmiererfahrung ist nicht erforderlich.
• Google Workspace: Einschließlich Gmail, Google Kalender, Google Sheets und verwandte Produktivitätstools.
• Microsoft Excel oder Google Sheets: Für Verfolgung, Berichterstattung und Pflege genauer Aufzeichnungen.
• VoIP-Telefonplattform: Verwendung der vom Kunden bereitgestellten oder zugewiesenen Plattform oder Nummer.
• Videokonferenztools: Für Meetings und Kommunikation mit Stakeholdern.
• LinkedIn: Für die Vorbereitung von Outreach-Nachrichten und die Verfolgung von Antworten, wobei Nachrichten direkt vom Kunden gesendet werden.

Vorteile:

• Wettbewerbsfähige Vergütungssätze für Auftragnehmer.
• Wöchentliche Zahlungen.
• Kostenlose Schulungs- und berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Laufende Unterstützung und Anleitung während der Zusammenarbeit.
• Zugang zu einer unterstützenden professionellen Gemeinschaft.
• Gelegenheit, Erfahrungen in der Unterstützung von Geschäftserwerben, exekutiven Operationen und Beziehungsmanagement zu sammeln.
• Vollständig remote Arbeitsanordnung.