Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Reisen für Führungskräfte und unterstütze administrative Aufgaben im Büro.
- Unternehmen: IOM, eine führende UN-Agentur für Migration mit einem respektvollen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Bewerbungen sind willkommen, inklusive Unterstützung während des Rekrutierungsprozesses.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Migration und arbeite in einem dynamischen internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativen Aufgaben und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 CHF pro Jahr.
Einführung
Die IOM wurde 1951 gegründet und ist eine verwandte Organisation der Vereinten Nationen sowie die führende UN-Agentur im Bereich Migration. In enger Zusammenarbeit mit Regierungs-, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Partnern fördert die IOM humane und geordnete Migration zum Wohle aller. Sie rettet Leben, schützt Menschen auf der Flucht, treibt Lösungen für Vertreibung voran und erleichtert Wege für reguläre Migration, während sie Regierungen und Migranten Dienstleistungen und Beratung anbietet.
Die IOM setzt sich dafür ein, einen respektvollen, integrativen und unterstützenden Arbeitsplatz zu fördern, an dem alle Mitarbeitenden beruflich gedeihen und sich wertgeschätzt fühlen können. Durch die Schaffung eines solchen Umfelds zielt die IOM darauf ab, das volle Potenzial der Migration besser zu nutzen und ihre Unterstützung für Menschen auf der Flucht zu stärken.
Die IOM lädt Kandidaten aus verschiedenen Hintergründen ein, sich zu bewerben, und bietet während des Rekrutierungsprozesses angemessene Unterkünfte an, wenn dies erforderlich ist. Bewerbungen sind sowohl von internen als auch externen Kandidaten willkommen.
Verantwortlichkeiten
- Unter der allgemeinen Aufsicht des Exekutivdirektors und der direkten Aufsicht des Exekutivassistenten des Generaldirektors (DG) wird der Administrative Associate (Reise) Teil der Verwaltungsunterstützungseinheit sein, die für die administrativen Aufgaben im Exekutivbüro verantwortlich ist. Sie werden folgende Aufgaben übernehmen:
- Die Dienstreisen von Beamten im Exekutivbüro organisieren, einschließlich der Koordination von Flügen und Unterkünften; Reisegenehmigungen, Sicherheitsfreigaben und andere Anforderungen für Reisen wie Visumanträge, Reisekostenvorschüsse usw. vorbereiten; Reisekostenabrechnungen in Abstimmung mit der Buchhaltungsabteilung und der zentralen Buchhaltungsunterstützung abschließen;
- Anfragen für Termine mit Beamten im Exekutivbüro prüfen; den Kalender der Beamten im Exekutivbüro pflegen; gegenseitig passende Zeitpläne bestätigen und Termine vereinbaren; Besucher empfangen; Telefonanrufe entgegennehmen und filtern; auf Anfragen und Korrespondenz reagieren, oft von sensibler, vertraulicher oder technischer Natur;
- Bürodienste für Besprechungen, Schulungen, Seminare, Ausschüsse sowie besondere Projekte und Veranstaltungen koordinieren; an Besprechungen teilnehmen, Protokolle erstellen, Nachverfolgungsaktivitäten überwachen; Vorkehrungen für formelle Bearbeitung, Übersetzung usw. von Dokumenten und Veröffentlichungen treffen;
- Eingehende Post und Korrespondenz überprüfen, aufzeichnen, verteilen und bearbeiten; ausstehende Maßnahmen nachverfolgen; Entwürfe für Antworten auf eine Vielzahl von Korrespondenz und anderen Mitteilungen vorbereiten, die oft Kenntnisse über technische Terminologien und/oder detaillierte Büroverfahren erfordern; Qualitätskontrollfunktionen für ausgehende Dokumente durchführen; Texte auf Einhaltung von Format, Grammatik, Interpunktion und Stil Korrektur lesen;
- Eine Vielzahl von administrativen Aufgaben durchführen, z.B. Vertragsverlängerungen und Anfragen für temporäre Mitarbeiter, Urlaubs- und Anwesenheitsaufzeichnungen, Budgetvorbereitung und -nachverfolgung; mit anderen Einheiten koordinieren, um einen reibungslosen Ablauf und eine zügige Bearbeitung der Arbeit innerhalb der Einheit sicherzustellen;
- Hintergrundinformationen und Referenzmaterialien aus verschiedenen Quellen für Berichte, Kurzfassungen und Reden recherchieren, zusammenstellen und organisieren.
Administrative Associate (Travel) (GS) in Genf Arbeitgeber: IOM - UN Migration
Die IOM in Genf bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Juristen, die sich für internationale Rechtsfragen engagieren. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer unterstützenden Teamkultur fördern wir das Wachstum unserer Mitarbeitenden und bieten zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem profitieren Sie von einem internationalen Umfeld, das Vielfalt schätzt und Ihnen die Möglichkeit gibt, an bedeutenden rechtlichen Herausforderungen zu arbeiten.
