Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: ETH Zürich – eine der besten Hochschulen weltweit mit Fokus auf Innovation und Unternehmertum.
- Vorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und Vergünstigungen wie ÖV-Abos.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit internationalem Flair und Fokus auf Diversität und Nachhaltigkeit.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Veränderungen in der Gesellschaft und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 75600 - 92400 CHF pro Jahr.
Die ETH Zürich steht für exzellente Forschung, wegweisende Innovation und den erfolgreichen Transfer von Wissen in Wirtschaft und Gesellschaft. Im Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen (VPWW) arbeiten wir an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und externen Partner:innen.
Für die Unterstützung der Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Manager:in.
Stellenbeschreibung
In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung als zentrale Ansprechperson in organisatorischen und administrativen Belangen.
- Geschäftsführungs- & Tagesunterstützung: Proaktive organisatorische und administrative Entlastung der Leitung im Tagesgeschäft
- Kalender- & Terminmanagement: Selbstständige Führung des Kalenders, Priorisierung von Anfragen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen (Agenden, Unterlagen, Pendenzen-Tracking)
- Finanz- & Administration administrative Prozesse: Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Konstezusammenstellungen, Verwaltung von Verträgen und Pflege der digitalen Ablagestrukturen
- Kommunikation & Schnittstelle: Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Drehscheibe zu internen Einheiten, Professuren und externen Partner:innen
- Reisen: Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste
- Eventorganisation: Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops sowie bei Präsentationen und Kommunikationsunterlagen
- Kommunikation & Web: Redaktionelle Betreuung des Webauftritts sowie Erstellung von Präsentationen und Kommunikationsunterlagen
- Prozessoptimierung: Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards zur Qualitätssicherung
Ein Teil der Aufgaben wird in enger Zusammenarbeit mit der administrativen Mitarbeitenden des Vizepräsidiums für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen wahrgenommen. Durch die gegenseitige Unterstützung und Stellvertretung ist eine kontinuierliche und effiziente Organisation gewährleistet.
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
- Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
- Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen
- Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen und Affinität zu digitalen Tools
- Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
- Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auf Niveau C2, weitere Sprachen sind ein Plus
Arbeitsort
Wir bieten Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt. Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und Wirtschaft. Sie arbeiten eng mit einer Führungskraft des Vizepräsidiums zusammen und erhalten Einblick in anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen, engagierten und respektvollen Arbeitsumfeld. Attraktive Arbeitsbedingungen und zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc., attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA.
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.
Über die ETH Zürich
Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für ihre exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) in Zürich Arbeitgeber: Immigration Policy Lab
Die ETH Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inspirierende und innovative Arbeitsumgebung bietet. Als Postdoc im Bereich Robot Learning und Soft-Musculoskeletal Robotics profitieren Sie von modernsten Einrichtungen, einer kollaborativen Kultur und vielfältigen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Hier haben Sie die Freiheit, Ihre eigenen Forschungsrichtungen zu definieren und aktiv zur Zukunft der embodied AI beizutragen.
Jobgipfel Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) in Zürich erhalten könntest
✨Nutze die Berater-Netzwerke!
In der Unternehmensberatung sind Netzwerke super wichtig. Melde dich bei Verbänden wie dem Verein Schweizer Unternehmensberater oder besuche Events und Workshops, um Kontakte zu knüpfen und sichtbar zu werden. So erfährst du auch von spannenden Möglichkeiten bei Immigration Policy Lab.
✨Lass deine Arbeit sprechen!
Erstelle eine kurze Case Study oder einen Bericht über ein Projekt, an dem du gearbeitet hast. Das zeigt deine analytischen Fähigkeiten und deinen kreativen Ansatz. Teile das auf Plattformen wie LinkedIn oder in relevanten Foren, um Aufmerksamkeit von Leuten bei Immigration Policy Lab oder anderen Beratungsfirmen zu erlangen.
✨Informiere dich über Trainee-Programme!
Viele Beratungsfirmen bieten spezielle Trainee- oder Einstiegsprogramme für Hochschulabsolventen an. Schau dir die Karriereseite von Immigration Policy Lab an oder kontaktiere deren HR-Team, um mehr über die Bewerbungsfristen und Auswahlprozesse zu erfahren – das zeigt auch dein Interesse!
✨Direktbewerbung und Initiativbewerbungen!
Sei mutig und bewirb dich direkt bei Immigration Policy Lab! Oftmals suchen Unternehmen nach frischem Talent und schätzen Initiativbewerbungen. Schick ihnen deinen Lebenslauf und erkläre, was du einbringen kannst. Das kann der entscheidende Unterschied sein!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) in Zürich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Versteh d'Branche:In der Unternehmensberatung isch es mega wichtig, dass du d'aktuellsten Trends und Herausforderungen im Markt verstehst. Zeig in dinem CV, wie du in der Vergangenheit analytisch denkisch und Probleme löschst, und vergiss nöd, konkrete Projekte oder Erfahrungen, wo du di Fähigkeiten gzeigt hesch, hervorzuheben.
Erfahrung mit Zahlen:Viele Beratungsfirmen schätze Zahlen und Datenanalyse. Wenn du Fähigkeiten in Excel, SQL oder anderen Tools hast, zeig das defintiv im CV. Mach z.B. ein Schwerpunt im Bereich Datenanalyse oder quantifizierbare Erfolge, die du in vorherigen Projekten erzielt hesch.
Aktiv schuften im Anschreiben:In deinem Anschreiben sollsch du nöd nur erläuter, warum du b'sonders für Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) bi Immigration Policy Lab b'stimmst, sondern au, was du für die Firma konkret mehsch. Erklär, was für Ideen und Perspektiven du im Unternehmensberatungsbereich bringe chasch und wie du wo e Mehrwert schaffä chasch.
Connections nütze:Ins Unternehmensberatungs-Umfeld, Verbindungen und Netzwerke sind echt wichtig. Wenn du Kontakte in der Branche hast, schau, ob sie dir mit Tipps oder Informationen zu Immigration Policy Lab helfen chönd. Das kann dir einen Vorteil verschaffe, v.a. wenn s' drum geht, Anschluss und Beziehungen zu pflegen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Immigration Policy Lab vorbereitet
✨Analysiere Fallstudien
In der Unternehmensberatung sind Fallstudien ein zentraler Bestandteil des Auswahlprozesses. Setz dich im Vorfeld mit typischen Case-Interviews auseinander und übe, Lösungen strukturiert und analytisch zu präsentieren. Das hilft uns, deine Denkweise und Problemlösungsfähigkeiten besser einschätzen zu können.
✨Bereite deine Erfolgsgeschichten vor
Wir wollen wissen, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast. Überlege dir konkrete Beispiele aus deinem Werdegang, wo du analytisch gedacht und erfolgreich im Team gearbeitet hast. Diese Geschichten zeigen uns deine Erfahrung und Motivation für die Rolle.
✨Vertraue auf deine Kommunikationsskills
In der Unternehmensberatung ist die Fähigkeit, komplexe Ideen klar zu kommunizieren, entscheidend. Übe, deine Gedanken in einer klaren, präzisen Sprache darzustellen, damit du auch in stressigen Situationen persuasiv bleiben kannst. Das macht einen guten Eindruck und zeigt, dass du die nötige Praxis hast.
✨Stell Fragen zu Projekten
Bereite dich darauf vor, Fragen über spezifische Projekte und Herausforderungen in der Unternehmensberatung zu stellen. Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur bei Immigration Policy Lab zu erfahren. Außerdem hilft es, den Dialog offen zu halten.
