ETH Space: Finance & Controlling and Office Support in Zürich

ETH Space mission is to boost space activities to establish ETH Zurich as the leading university in space research and Earth observation, education and entrepreneurship within Europe and beyond. ETH Space umfasst insgesamt fünf Einheiten: Bildung, Forschung, Unternehmertum, das ETH Swiss GeoLab und die Raumfahrtmission LIFE. ETH Space wird von Prof. Thomas Zurbuchen als Direktor und Prof. Richard Kornfeld als Geschäftsführer geleitet. Das Team besteht insgesamt aus etwa 35 Mitarbeitenden. Das Büro befindet sich im Stadtzentrum von Zürich, in einem der zentralen ETH-Gebäude.

Die Finanzen von ETH Space sind in den letzten Jahren erheblich gewachsen, und da ETH Space sich in Richtung eines ETH-Zentrums entwickelt, suchen wir eine Person für Finance & Controlling und Office Support. Diese Position wird als befristete Anstellung für einen Zeitraum von zwei Jahren angeboten, mit der Möglichkeit einer Verlängerung. Der gewünschte Starttermin ist so bald wie möglich.

In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für Finance & Internal Controlling sowie die Unterstützung des Office Managements von ETH Space und spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung des effizienten und reibungslosen Betriebs der organisatorischen Einheit. Sie stellen die ordnungsgemäße Ausführung finanzieller und administrativer Prozesse sicher, unterstützen das Führungsteam bei organisatorischen und operativen Angelegenheiten und fungieren als zentrale Anlaufstelle zwischen internen und externen Stakeholdern - für Finanz- und Controlling-Angelegenheiten. Sie unterstützen transparente Arbeitsabläufe, zuverlässige Verwaltung und professionelle Unterstützung für die ETH Space-Einheit.

Ihre Verantwortungsbereiche umfassen insbesondere:

• Finance & Controlling: Budgetberechnungen (Jahresbudget und halbjährliche rollierende Prognosen)
• Projektfinanzen: von der Budgetierung und Ausgaben bis zu Finanzberichten
• Beschaffung von Waren und Dienstleistungen mit komplexen Bestellstrukturen, einschließlich Angebotsvergleichen, Exportkontrollkonformität, Beschaffungsrichtlinien, Ausschreibungen und Vertragsvergaben
• Buchhaltung & internes Controlling von ETH Space
• Rechnungsprüfung und Zahlung
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden
• Abstimmung von Kreditkartenabrechnungen
• Leistungsbasierte Projektabrechnung (über SAP)
• Bearbeitung aller internen finanzbezogenen Anfragen von ETH Zürich

• Office Management Support: Administrative Unterstützung für das Management von ETH Space
• Vorbereitung von Dokumenten und Berichten
• Verfolgung von Aufgaben und Projekten
• Vertrauliche Handhabung sensibler Informationen
• Unterstützung des Büromanagements bei der Verwaltung des täglichen Büroablaufs
• Unterstützung bei der Rekrutierung (Stellenanzeigen, Bewerbungskoordination)
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Diese Position bietet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Rolle mit einem breiten Spektrum an Aufgaben an der Schnittstelle von Finanzen/Controlling und Büromanagement für ETH Space. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung professioneller Verwaltung, transparenter finanzieller Prozesse und reibungsloser organisatorischer Abläufe innerhalb unserer Organisation. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Management, den Mitarbeitenden sowie internen und externen Kontakten zusammen und tragen erheblich zum Erfolg von ETH Space bei.

Profil

• Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische oder administrative Berufsausbildung abgeschlossen; eine Weiterbildung in Buchhaltung oder Controlling sowie Projekt- oder Büromanagement ist von Vorteil.
• Erfahrung: Sie verfügen über mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung. Erfahrung in einem akademischen oder Forschungsumfeld ist von Vorteil (einschließlich vorheriger Tätigkeit an der ETH Zürich).
• Technische Fähigkeiten: Erfahrung mit SAP und Kenntnisse in diesen Systemen; fortgeschrittene Benutzerkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und Planungstools; sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (Französisch von Vorteil).

Kompetenzen & Persönlichkeit:

• Strukturiert, analytisch, Zahlenflair und Detailgenauigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise und starke organisatorische Fähigkeiten
• Proaktive und zuverlässige Persönlichkeit
• Lösungsorientierter und serviceorientierter Arbeitsstil
• Freude an der Arbeit mit komplexen Projektstrukturen
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Brücken zwischen Teams zu bauen

Zusätzlich suchen wir jemanden, der die Motivation und den Antrieb hat, Arbeitsprozesse innerhalb des Führungsteams von ETH Space zu definieren und umzusetzen.

Arbeitsplatz

Wir bieten die großartige und seltene Gelegenheit, die Abläufe und Finanzen eines bald strategischen Zentrums der ETH Zürich, ETH Space, mitzugestalten. Ein dynamisches, interdisziplinäres und unternehmerisches Umfeld an einer der weltweit führenden technischen Universitäten. Ein Arbeitsplatz im Stadtzentrum von Zürich.

Wir schätzen Vielfalt und Nachhaltigkeit. Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website zu Chancengleichheit und Vielfalt, um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld gewährleisten, das es jedem ermöglicht, zu wachsen und zu gedeihen. Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns – wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.

ETH Zürich ist eine der weltweit führenden Universitäten, die sich auf Wissenschaft und Technologie spezialisiert hat. Wir sind bekannt für unsere hervorragende Ausbildung, bahnbrechende Grundlagenforschung und den direkten Transfer neuen Wissens in die Gesellschaft. Über 30.000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden unsere Universität als einen Ort, der unabhängiges Denken fördert und ein Umfeld schafft, das Exzellenz inspiriert. Im Herzen Europas gelegen, aber Verbindungen auf der ganzen Welt knüpfend, arbeiten wir gemeinsam daran, Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen zu entwickeln.