Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere den Büroalltag und unterstütze bei der Planung von Events.
- Unternehmen: FIFA, führend in der Sport- und Eventbranche.
- Vorteile: Gesundheitsangebote, Homeoffice, Sprachkurse und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und Reisebereitschaft.
- Warum dieser Job: Arbeite für die schönste Sportart und gestalte bedeutende Events.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und Eventkoordination, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 59400 - 72600 CHF pro Jahr.
Als Organisator von einigen der grössten und ikonischsten Sportereignisse der Welt führen wir die Branche für Sport und Veranstaltungen an. Schliessen Sie sich unserem Team an und unterstützen Sie uns bei unserer Mission.
Die Position
- Koordinieren Sie den reibungslosen Ablauf des Büros, indem Sie sicherstellen, dass Einrichtungen, Dienstleistungen, Vorräte und das Arbeitsumfeld gut gewartet werden.
- Arbeiten Sie eng mit dem Facility-Team und anderen internen Funktionen zusammen, um die Bürobedürfnisse vorherzusehen, Probleme zu lösen und einen hohen Servicestandard aufrechtzuerhalten.
- Koordinieren und unterstützen Sie interne Meetings, indem Sie sicherstellen, dass alle relevanten Vorkehrungen, Informationen und Nachverfolgungen vorhanden sind.
- Antizipieren Sie bevorstehende organisatorische und Team-Bedürfnisse, koordinieren Sie Informationen, Teilnehmer, Logistik und andere Vorbereitungen, um einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten zu gewährleisten.
- Koordinieren Sie administrative Prozesse und verfolgen Sie Fristen, um sicherzustellen, dass relevante Dokumentationen und Genehmigungen zeitgerecht abgeschlossen werden.
- Organisieren Sie Geschäftstreffen, Abendessen und andere Engagements und verwalten Sie die damit verbundenen Logistik und Vorkehrungen.
- Planen und koordinieren Sie divisionale Veranstaltungen und Initiativen, indem Sie eng mit internen Stakeholdern und externen Lieferanten zusammenarbeiten.
- Überwachen Sie die logistischen Vorbereitungen für Veranstaltungen und stellen Sie sicher, dass Anforderungen effizient antizipiert und adressiert werden.
- Verwalten Sie Unternehmensgeschenke und verwandte Materialien, indem Sie Planung und Vorbereitung im Einklang mit dem Kalender der Organisation und wichtigen Ereignissen koordinieren.
- Überwachen und kontrollieren Sie relevante Ausgaben, um sicherzustellen, dass Kosten angemessen verfolgt und verwaltet werden.
- Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsweise, Büroprozesse und des gesamten Arbeitsumfelds.
- Unterstützen Sie ad-hoc Projekte und organisatorische Prioritäten nach Bedarf.
- Bleiben Sie flexibel und reaktionsschnell auf sich ändernde Prioritäten und bieten Sie praktische Unterstützung in einem dynamischen internationalen Umfeld.
Ihr Profil
- Vorherige Erfahrung im Büromanagement, in der Unterstützung von Führungskräften, im Betrieb, in der Veranstaltungskoordination oder in einer vergleichbaren Rolle in einem schnelllebigen Umfeld.
- Erfahrung in einer internationalen Organisation und der Koordination mit mehreren Teams und Stakeholdern wäre von Vorteil.
- Erfahrung in einem oder mehreren der folgenden Bereiche wäre vorteilhaft: Bürooperationen, Logistik, Veranstaltungskoordination oder Lieferantenmanagement.
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder im Umgang mit hochkarätigen Gästen wäre ein Vorteil.
- Erfahrung in der gleichzeitigen Koordination mehrerer Prioritäten, Fristen und Aktivitäten.
- Erfahrung im Management von Budgets, Ausgaben oder anderen administrativen Prozessen ist von Vorteil.
- Erfahrung in der Sportbranche oder einem anderen schnelllebigen, hochkarätigen Umfeld ist von Vorteil.
- Universitätsabschluss oder relevante berufliche Qualifikation.
- Fließend in Englisch.
- Kenntnisse in einer anderen Sprache - insbesondere Spanisch - sind von Vorteil.
- Starke Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Komfortabel im Umgang mit digitalen Tools und Systemen, die für die Koordination von Meetings, Kommunikation, Reisen und Veranstaltungsplanung verwendet werden.
- Sicher im Lernen und Anpassen an neue Systeme und Technologien nach Bedarf.
- Hochgradig organisiert und proaktiv, mit einer starken Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und Verantwortung von der Planung bis zur Ausführung zu übernehmen.
- Komfortabel im Umgang mit Führungskräften und hochkarätigen Gästen, mit dem Professionalismus, der Diskretion und dem Takt, die in einem hochkarätigen Umfeld erforderlich sind.
- Praktisch und hands-on, mit der Fähigkeit, bequem zwischen administrativer Koordination, Logistik und Veranstaltungsplanung zu wechseln.
- Starke Aufmerksamkeit für Details, während mehrere Prioritäten und Fristen im Überblick behalten werden.
- Fähig, eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Arbeitslast zu managen, effektiv zu priorisieren und ruhig sowie einfallsreich auf sich ändernde Bedürfnisse und unerwartete Situationen zu reagieren.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit einem professionellen, freundlichen und zugänglichen Auftreten.
- Diplomatisch und kulturell sensibel, mit der Fähigkeit, effektiv über verschiedene Teams, Funktionen und Hierarchieebenen hinweg zu arbeiten.
- Vertrauenswürdig und diskret, mit einem hohen Maß an Integrität und gesundem Urteilsvermögen.
- Komfortabel in einem schnelllebigen, internationalen und dynamischen Umfeld.
- Flexibel bezüglich der Arbeitszeiten und bereit zu reisen, wenn erforderlich.
Vorteile & Leistungen
- Gesundheit und Fitness: Regelmässige Fussball-Sitzungen für alle Fähigkeiten sowie ein Fitnessraum vor Ort.
- Homeoffice: Bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche, wenn es die Arbeit erlaubt, und Homeoffice-Zulage für alle.
- Sprachkurse: Angeboten für alle Mitarbeitenden zur Unterstützung des persönlichen und beruflichen Wachstums.
- Kontinuierliches Lernen: Wir kümmern uns um Ihre Entwicklung und fördern interne Mobilität, indem wir eine Vielzahl von Schulungen und Weiterbildungen anbieten.
- Pension: Flexible Pensionsleistungen mit grosszügigen Arbeitgeberbeiträgen.
- Umzugshilfe: Ein engagiertes Team steht bereit, um Sie bei Ihrem Umzug zu unterstützen.
- Nachhaltigkeit: Wir unterstützen alle Mitarbeitenden bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
- Urlaub: Halten Sie eine gesunde Work-Life-Balance mit einem großzügigen Urlaubsanspruch.
- Freiwilligenarbeit: Machen Sie einen Unterschied über Ihre reguläre Rolle hinaus und knüpfen Sie Kontakte zu Kollegen, indem Sie sich mit einem unserer Partner freiwillig engagieren.
Executive Office Coordinator in Zürich Arbeitgeber: FIFA
FIFA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur die Möglichkeit bietet, an bedeutenden Sportereignissen mitzuarbeiten, sondern auch eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Zürich schafft. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Entwicklung, flexiblen Arbeitsmodellen und einem engagierten Team fördert FIFA eine Kultur des Wachstums und der Innovation. Die Mitarbeitenden profitieren von attraktiven Zusatzleistungen wie Sprachkursen, Gesundheitsangeboten und der Möglichkeit, sich aktiv in soziale Projekte einzubringen.
Jobgipfel Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Office Coordinator in Zürich erhalten könntest
✨Netzwerk im Sportbereich aufbauen
Such dir lokale Sportevents oder Messen, wo du mit Leuten aus der Branche ins Gespräch kommst. Das sind super Gelegenheiten, um Kontakte zu knüpfen und die neuesten Trends im Sportmanagement zu erfahren. Vielleicht findest du sogar dein zukünftiges Team bei FIFA!
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Schau, ob du Praktika oder Teilzeitjobs in Sportorganisationen oder Verbänden findest. Das gibt dir nicht nur wertvolle Erfahrungen, sondern auch Zugang zu einem Netzwerk. Diese Verbindungen können dir den Weg zu einer Vollzeitstelle bei FIFA ebnen.
✨Sei aktiv in Online-Communities
Tauch ein in Foren oder soziale Medien, die sich um Sportmanagement drehen. Plattformen wie LinkedIn sind super, um dich mit Profis zu vernetzen und informiert zu bleiben. Zeig dein Interesse und baue deine Sichtbarkeit aus, um von Unternehmen wie FIFA wahrgenommen zu werden.
✨Bewerbungen direkt auf unserer Website einreichen
Mach dich bereit für spannende Herausforderungen und bewirb dich direkt über unsere Website bei FIFA. Zeig uns, warum du der perfekte Fit für das Team bist und nutz die Chance, Teil unseres etwas anderen Ansatzes im Sportmanagement zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Office Coordinator in Zürich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig, was du im Sportmanagement drauf hast:In deinem CV und Anschreiben solltest du klar machen, welche Erfahrungen du im Sportmanagement hast. Hattest du Praktika in diesem Bereich oder hast du vielleicht sogar an Projekten teilgenommen, die sich auf Sport oder Veranstaltungsmanagement beziehen? Heb das hervor, damit FIFA sieht, dass du die nötigen Skills mitbringst.
Bringe deine Leidenschaft für den Sport rüber:In deinem persönlichen Statement oder Anschreiben solltest du unbedingt erwähnen, warum du dich für eine Karriere im Sportmanagement interessierst. Erzähl etwas über deine eigene sportliche Leidenschaft oder besondere Erlebnisse, die dich geprägt haben. Das zeigt FIFA, dass du nicht nur fachlich qualifiziert bist, sondern auch eine echte Passion für den Sport mitbringst.
Wichtige Zertifikate und Weiterbildungen:Wenn du spezielle Zertifikate oder Kurse im Bereich Sportmanagement absolviert hast, vergiss nicht, diese zu erwähnen. Denk an alles von Management-Workshops bis zu Marketing-Kursen, die speziell für den Sportbereich relevant sind. Das kann dir einen klaren Vorteil bei FIFA verschaffen.
Verlinke auf relevante Projekte oder dein Portfolio:Wenn du an Projekten oder Veranstaltungen gearbeitet hast, die du digital präsentieren kannst, vergiss nicht, diese zu verlinken. Egal ob das ein Event war, das du organisiert hast, oder ein Forschungsprojekt im Sportmanagement – zeig, was du gemacht hast! Das gibt FIFA einen großartigen Einblick in deine Fähigkeiten und Erfolge.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei FIFA vorbereitet
✨Kenntnis von Sportmanagement
Sich auf das Gespräch vorzubereiten bedeutet, dass wir ein tiefes Verständnis für die aktuellen Trends und Herausforderungen im Sportmanagement haben. Mach dir Gedanken über Themen wie Sponsoring, Eventmanagement und Sportrechte – das könnte in den Interviewfragen zur Sprache kommen.
✨Präsentation deiner Erfahrungen
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit im Sportmanagement zu teilen. Egal, ob es um Projekte, Praktika oder Studienarbeiten geht – wir sollten bereit sein, die Anforderungen der Rolle mit unseren Erfahrungen zu verknüpfen und zu zeigen, wie wir zum Erfolg des Teams beitragen können.
✨Networking als Trumpf
Im Sportmanagement dreht sich viel um Verbindungen und Netzwerke. Überlege, wie deine Kontakte in der Sportbranche dir helfen könnten oder wie du bereits mit relevanten Organisationen oder Persönlichkeiten zusammengearbeitet hast. Das kann einen echten Eindruck hinterlassen!
✨Verständnis für die Unternehmensvision
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig zu zeigen, dass wir langfristig engagiert sind. Informiere dich über die Vision und die Werte von FIFA und überlege, wie deine eigenen Ziele und Vorstellungen damit übereinstimmen. Das gibt dir die Möglichkeit, während des Gesprächs auch Fragen zu stellen, die dein Interesse unterstreichen.
