Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: ETH Zürich – eine der besten Hochschulen weltweit mit Fokus auf Innovation und Forschung.
- Vorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und Vergünstigungen wie ÖV-Abonnemente.
- Weitere Informationen: Vielfältiges und internationales Arbeitsumfeld mit Fokus auf Diversität und Nachhaltigkeit.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Veränderungen in der Gesellschaft und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 58500 - 71500 CHF pro Jahr.
Die ETH Zürich steht für exzellente Forschung, wegweisende Innovation und den erfolgreichen Transfer von Wissen in Wirtschaft und Gesellschaft. Im Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen (VPWW) arbeiten wir an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und externen Partner:innen. Für die Unterstützung der Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Manager:in.
In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung als zentrale Ansprechperson in organisatorischen und administrativen Belangen.
- Geschäftsführungs- & Tagesunterstützung: Proaktive organisatorische und administrative Entlastung der Leitung im Tagesgeschäft.
- Kalender- & Terminmanagement: Selbstständige Führung des Kalenders, Priorisierung von Anfragen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen (Agenden, Unterlagen, Pendenzen-Tracking).
- Finanz- & Administration: Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Konstezusammenstellungen, Verwaltung von Verträgen und Pflege der digitalen Ablagestrukturen.
- Kommunikation & Schnittstelle: Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Drehscheibe zu internen Einheiten, Professuren und externen Partner:innen.
- Reisen: Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste.
- Eventorganisation: Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops sowie bei Präsentationen und Kommunikationsunterlagen.
- Kommunikation & Web: Redaktionelle Betreuung des Webauftritts sowie Erstellung von Präsentationen und Kommunikationsunterlagen.
- Prozessoptimierung: Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards zur Qualitätssicherung.
Ein Teil der Aufgaben wird in enger Zusammenarbeit mit den administrativen Mitarbeitenden des Vizepräsidiums für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen wahrgenommen. Durch die gegenseitige Unterstützung und Stellvertretung ist eine kontinuierliche und effiziente Organisation gewährleistet.
Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
- Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit.
- Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen.
- Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld.
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen und Affinität zu digitalen Tools.
- Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
- Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil.
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auf Niveau C2, weitere Sprachen sind ein Plus.
Wir bieten:
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und Wirtschaft. Sie arbeiten eng mit einer Führungskraft des Vizepräsidiums zusammen und erhalten Einblick in anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen, engagierten und respektvollen Arbeitsumfeld.
- Attraktive Arbeitsbedingungen und zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
- Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc.
- Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA.
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig. Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.
Über die ETH Zürich: Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für ihre exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) in Zürich Arbeitgeber: ETH Zurich
ETH Zürich bietet eine dynamische, internationale und interdisziplinäre Arbeitsumgebung an einer der weltweit führenden technischen Universitäten. Hier haben Sie die Möglichkeit, an spannenden Raumfahrtmissionen zu arbeiten und Ihre Fähigkeiten in einem motivierten Team einzubringen, das eine Leidenschaft für Wissenschaft und Technik teilt. Wir fördern eine inklusive Kultur, die Vielfalt schätzt und Chancengleichheit bietet, während wir gleichzeitig auf eine nachhaltige Zukunft hinarbeiten.
Jobgipfel Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) in Zürich erhalten könntest
✨Netzwerke nutzen
In der Unternehmensberatung ist Networking extrem wichtig. Besuche lokale Events oder Branchentreffen, um Kontakte zu knüpfen. Talentschmieden wie LinkedIn könnten uns helfen, gut in der Branche sichtbar zu sein.
✨Branchenspezifische Ressourcen
Forschung ist hier der Schlüssel! Mach dir ein Bild über die neuesten Trends in der Unternehmensberatung. Informationen findest du bei einschlägigen Publikationen oder auf Plattformen wie 'Consulting Magazine'. So zeigst du, dass du auf dem neuesten Stand bist.
✨Soziale Medien für Sichtbarkeit
Nutze LinkedIn, um Inhalte zu teilen oder Diskussionen zu führen, die in der Beratungsbranche relevant sind. Zeige dein Wissen, teile spannende Artikel oder schreibe eigene Beiträge. Das macht dich für hiring managers interessant. Wir von StudySmarter glauben, dass Sichtbarkeit entscheidend sein kann!
✨Direkt bei Unternehmen bewerben
Wenn du bei einer bestimmten Unternehmensberatung wie ETH Zurich arbeiten möchtest, bewirb dich direkt über deren Website. Das ist oft der schnellste Weg und zeigt dein Interesse an genau diesem Unternehmen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d) in Zürich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig dini analytisch Fähigkeitschafte!:In dr Unternehmensberatung sind analytisch Fähigkeitschafte extrem wichtig. Mach sicher, dass din CV und dini Bewerbungsunterlage Beispiele enthalted, wo du Probleme strukturiert und effizient gelöst hesch. Mach es sichtbar, wie du mit Daten umgo hesch und wie das zur Lösung vu Kundenproblem bigetragen hesch.
Dein akademischer Hintergrund zählt!:In dr Unternehmensberatung schätzt mer oft a starke akademisch Uusbildung. Übe din Abschluss oder allfälligi Zertifikate und Kurse, die für die Branche relevant sind, im Detail vor. Zeig, was du während dinere Ausbildung gelernt hesch, und wie das dir geholfen hesch, z'ede neui Herausforderung zu bewältige.
Veanne, variumet deine Bewerbung!:Mägg dir e personalisierte Bewerbung z'schreibe. Gehe uf die spezifische verlangte Fähigkeitschafte im Stelleninserat i und erläuter, wie du die Fähigkeitschafte beso langst uf die Position als Unternehmensberater bei ETH Zurich passt. Es zeigt, dass du dich mit der Firma und ihrer Mission identifizierst.
Kundenerfahrige erläuter!:Schreib e paar wohrhafte Beispiele was du in vorhärige Projekte oder Praktika erreicht hesch, um d'Wichtigkeit vo Kundenbeziehungen hervorzuheben. Es zeigt, dass du die Fähigkeit hesch, mit verschiedene Typen vo Kunden z'schaffe und ihre Bedürfnisse zu verstah. Nutze konkrete Zahlen oder Erfolge, um din Wert für ETH Zurich z'unterstreiche. Wir freuen uns uf dini Bewerbung über üsi Website!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ETH Zurich vorbereitet
✨Bereite dich auf Fallstudien vor!
In der Unternehmensberatung sind Fallstudien ein zentraler Bestandteil der Interviews. Mach dich mit typischen Fällen vertraut und übe, wie du deine Gedanken strukturiert und analytisch darlegen kannst. Das zeigt nicht nur deine Problemlösungsfähigkeiten, sondern auch dein strategisches Denken.
✨Klarheit über dein Fachwissen
Sei bereit, über spezifische Methoden oder Tools in der Unternehmensberatung zu sprechen, wie beispielsweise SWOT-Analysen oder PESTEL-Analysen. Das zeigt, dass du nicht nur die Grundlagen verstehst, sondern auch die Fähigkeiten hast, sie in der Praxis anzuwenden.
✨Sei authentisch und zeig dein Motivationspotenzial
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, möchten die Arbeitgeber sehen, wie gut du ins Team passt. Betone deine Lernbereitschaft und Leidenschaft für die Unternehmensberatung. Erzähl frech von deinen Erfahrungen und was du in dieser Rolle erreichen möchtest.
✨Netzwerk und Beziehungen
Nutze deine Networking-Fähigkeiten, nicht nur während des Interviews, sondern auch um dein Interesse für ETH Zurich zu zeigen. Nimm Bezug auf aktuelle Entwicklungen in der Branche und wie du deren Bedeutung verstehst. Zeig, dass du bereit bist, langfristige Beziehungen aufzubauen und am Wachstum des Unternehmens teilzuhaben.
