Executive Assistant in Zürich

Cradle Proteins sind die molekularen Maschinen des Lebens, die für viele therapeutische, diagnostische, chemische, landwirtschaftliche und Lebensmittelanwendungen verwendet werden. Das Design und die Optimierung von Proteinen erfordert viel Fachwissen und manuellen Aufwand, durch den Einsatz von maßgeschneiderten rechnergestützten und biologischen Werkzeugen. Maschinelles Lernen revolutioniert diesen Bereich, indem es hochpräzise Proteinmodelle ermöglicht. Bei Cradle bieten wir eine Softwareplattform für die KI-gesteuerte Entdeckung und Optimierung von Proteinen an, damit Biologen schneller und in größerem Maßstab Proteine entwerfen können. Wir werden bereits von Kunden aus der Biopharma-, Biotech-, Agrar-, Lebensmittel- und Akademiebranche genutzt. Wir sind ein erfahrenes Team von knapp 100 Personen. Wir haben viele erfolgreiche Produkte entwickelt und haben genügend Finanzierung für mehrere Jahre. Wir sind über drei Büros in Amsterdam, Boston und Zürich verteilt, neben einigen Remote-Kollegen.

Wir bieten unseren Mitarbeitern ein sehr wettbewerbsfähiges Gehalt, einen großzügigen Eigenkapitalanteil am Unternehmen sowie eine breite Palette von Vorteilen und Karriereentwicklungsmöglichkeiten.

Die Rolle

Als Executive Assistant bei Cradle halten Sie zwei unserer Gründungsexecutives in Bewegung. Zwischen Kundenbesuchen, Investorenmeetings, Einstellungen und Reisen zwischen Amsterdam, Zürich und den USA gibt es viel zu beachten, und Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Sie verwalten ihre Kalender, Posteingänge und Reisen und kümmern sich um die persönliche Verwaltung, die sonst ihre Zeit in Anspruch nehmen würde. Diese Rolle eignet sich für jemanden, der es mag, mit dem Gesamtbild, sowohl professionell als auch persönlich, betraut zu werden und beide mit der gleichen Sorgfalt behandelt.

Verantwortlichkeiten

• Verwalten von zwei Kalendern als ein System: Schützen Sie die Fokuszeit, balancieren Sie konkurrierende Prioritäten über Zeitzonen hinweg und entscheiden Sie, was ein Meeting verdient und was eine E-Mail sein kann.
• Verwalten des Posteingangs: Triage, Entwurf und Antwort in ihrem Namen an Kunden, Investoren, Kandidaten und das Team, damit die wichtigen Dinge sichtbar werden und der Rest erledigt wird.
• Reiseplanung von Anfang bis Ende: Kundenbesuche, Konferenzen und Reisen zwischen Amsterdam, Zürich und den USA, von Flügen und Hotels bis hin zur Buchung von Besprechungsräumen und Abendessen auf der anderen Seite.
• Persönliche und Lebensverwaltung: Termine, Haushaltslogistik, offizielle Unterlagen, Rechnungen und Erneuerungen, damit nichts auf ihren Schreibtischen landet.
• Vorbereitung jeder wichtigen Besprechung: Stellen Sie sicher, dass Briefings und Kontext im Voraus bereit sind, und verfolgen Sie Entscheidungen und Aktionspunkte danach.
• Wiederkehrende Verwaltung automatisieren: Automatisieren Sie wiederholte Prozesse, damit sie größtenteils selbst laufen.

Anforderungen

Die besten Personen, die wir eingestellt haben, entsprachen nicht einer Checkliste. Unten finden Sie eine Liste dessen, was für diese Rolle am wichtigsten ist. Wenn Sie die meisten davon mitbringen und neugierig auf den Rest sind, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören:

• 4+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, idealerweise mehr als einer gleichzeitig.
• Scharfes Urteilsvermögen darüber, was dringend ist, was warten kann und was niemals den Executives erreichen muss.
• Klare, gepflegte schriftliche Kommunikation in Englisch.
• Sie erkennen das nächste Problem, bevor jemand fragt, und lösen es.
• Erfahrung in der Handhabung persönlicher Verwaltung neben der professionellen Seite, mit der Diskretion, die damit einhergeht.
• Organisiert und zuverlässig, ohne eine starre Struktur zu benötigen; in einem Unternehmen mit ~90 Personen werden Sie oft den Prozess selbst aufbauen.
• Vertraut mit Google Workspace und schnell darin, neue Softwaretools zu erlernen.

Schöne Zusatzqualifikationen

Diese sind keine Anforderungen, aber sie würden Ihnen einen Vorsprung verschaffen:

• Deutschkenntnisse wären ideal, um lokale Termine, Unterlagen und Behörden viel einfacher zu machen.
• Erfahrung in einem Startup- oder Scale-up-Umfeld.
• Vertrautheit mit Schweizer Verwaltungsverfahren (Genehmigungen, Versicherungen, Steuerunterlagen, Umzüge).
• Erfahrung mit Aufgabenwerkzeugen wie Todoist, Notion oder Linear.

Unser Engagement für inklusive Einstellungen

Cradle bewertet alle Kandidaten basierend auf Verdienst, unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sozioökonomischem Hintergrund oder einem anderen Aspekt der Identität. Wir haben eine Nulltoleranz gegenüber Diskriminierung und ermutigen aktiv Kandidaten aus allen Hintergründen zur Bewerbung.

Hinweis zu Rekrutierungsbetrug

Bitte beachten Sie, dass Betrüger sich als uns ausgeben, um Ihre persönlichen Daten oder Geld zu erhalten. Wir kommunizieren nur über @cradle.bio E-Mail-Adressen, wir machen nur Stellenangebote, nachdem wir Sie persönlich in unserem Büro in Zürich oder Amsterdam getroffen haben, und wir verlangen niemals, dass Sie während des Vorstellungsgesprächs für irgendetwas bezahlen.