Assistant in Zug

COFRA Holding AG ist eine familiengeführte Gruppe mit Hauptsitz in der Schweiz und Aktivitäten in Europa, Amerika und Asien. COFRA hat ein vielfältiges Portfolio von Investitionsgeschäften in Private Equity, Immobilien und Vermögensverwaltung. Die Unternehmen und Investitionen umfassen auch Einzelhandel, saubere Energie und nachhaltige Lebensmittel. Durch das Geschäft strebt COFRA an, eine Kraft für das Gute in der Welt zu sein, eine Mission, die vor über 180 Jahren begann.

Wir suchen einen hochorganisierten, proaktiven und vertrauenswürdigen (Executive) Assistant zur Unterstützung eines globalen Leaders innerhalb von COFRA. Diese Rolle spielt eine entscheidende Rolle in einem schnelllebigen internationalen Umfeld und sorgt dafür, dass Prioritäten, Stakeholder und Geschäftsaktivitäten nahtlos verwaltet werden. Sie werden als vertrauenswürdiger Partner agieren, der hilft, Fokus, Effizienz und Struktur zu schaffen, während Sie sensible Angelegenheiten mit Professionalität und Diskretion behandeln.

Erfolg in dieser Rolle erfordert hervorragende organisatorische Fähigkeiten, starkes Urteilsvermögen, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu Stakeholdern aus verschiedenen Kulturen und Funktionen aufzubauen.

Über die Rolle

Als Executive Assistant bieten Sie umfassende Unterstützung in den Bereichen Terminplanung, Stakeholder-Management, Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings und Geschäftsadministration. Sie werden Bedürfnisse antizipieren, Probleme proaktiv lösen und die reibungslose Koordination sowohl der täglichen Aktivitäten als auch der langfristigen Prioritäten sicherstellen. Die Rolle umfasst auch die Unterstützung von Sonderprojekten und das Management vertraulicher Angelegenheiten mit höchster Integrität.

Was wir gemeinsam erreichen können

• Executive & Administrative Support
  • Verwalten und Priorisieren eines komplexen Executive-Kalenders, einschließlich Meetings, Termine und strategische Prioritäten
  • Vorbereiten, Überprüfen und Koordinieren von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsmaterialien
  • Als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder agieren
  • Kommunikation verwalten und rechtzeitige Nachverfolgung von Anfragen und Maßnahmen sicherstellen
  • Den Executive bei der Balance mehrerer Prioritäten und Verpflichtungen unterstützen
• Meeting & Event Coordination
  • Meetings, Workshops und Veranstaltungen organisieren und koordinieren
  • Agenden, Materialien und Briefing-Dokumente vorbereiten
  • Wichtige Diskussionspunkte, Maßnahmen und Entscheidungen festhalten
  • Vereinbarte Aktionspunkte nachverfolgen
• Travel & Logistics
  • Inlands- und internationale Reisevorbereitungen koordinieren
  • Reisepläne, Unterkünfte, Transport und verwandte Logistik verwalten
  • Reiseanforderungen antizipieren und Probleme proaktiv lösen
• Business & Project Support
  • Vertrauliche Aufzeichnungen, Dateien und Dokumentationen pflegen
  • Recherchen durchführen und Informationen für Berichte, Präsentationen und Entscheidungsfindungen zusammenstellen
  • Sonderprojekte und ad-hoc Initiativen unterstützen
  • Koordination von geschäftlichen und persönlichen Prioritäten, wo angemessen
  • Spesenabrechnungen und Rechnungen bearbeiten
  • Budgetverfolgung und Berichtstätigkeiten unterstützen
  • Sicherstellen, dass administrative Aufzeichnungen genau und organisiert bleiben

Was Sie mitbringen

• 2-3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem Management-, Executive-Office- oder professionellen Dienstleistungsumfeld
• Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und relevanter Erfahrung
• Außergewöhnliche organisatorische und Planungsfähigkeiten
• Starke Priorisierungs- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und Beziehungsaufbau
• Gesundes Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeiten
• Professionalität, Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Proaktive und einfallsreiche Herangehensweise mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten
• Starke digitale Kompetenz, einschließlich Microsoft Office und Kollaborationstools
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

Sprachen

Fließend in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich. Niederländisch oder zusätzliche europäische Sprachen wären von Vorteil.

Standort & Arbeitsanordnung

Diese Rolle ist in Zug, Schweiz, angesiedelt und erfordert enge persönliche Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung und wichtigen Stakeholdern. Kandidaten sollten bereit sein, bis zu fünf Tage pro Woche im Büro zu arbeiten, wobei die Büropräsenz durch die Bedürfnisse des Executives und die Geschäftsprioritäten bestimmt wird.

Was wir Ihnen im Gegenzug anbieten

Dies ist eine Gelegenheit, eng mit einem globalen Senior Leader in einem hochinternationalen und unternehmerischen Umfeld zu arbeiten. Sie werden ein vertrauenswürdiger Partner innerhalb einer Organisation, die Zusammenarbeit, Integrität, Professionalität und langfristiges Denken schätzt. Bei COFRA arbeiten Sie mit engagierten Kollegen zusammen, gewinnen Einblicke in eine Vielzahl von Stakeholdern und tragen direkt dazu bei, die Führungseffektivität in der Organisation zu ermöglichen. Wir erkennen an, dass kein Kandidat von Tag eins an Erfahrung in jedem Aspekt dieser Rolle mitbringt. Wenn Sie sich für die Möglichkeit begeistern, eine starke Grundlage in der Unterstützung von Führungskräften haben und bereit sind zu lernen, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben. Wir schätzen Neugier, Anpassungsfähigkeit und eine proaktive Denkweise und setzen uns dafür ein, Ihre kontinuierliche Entwicklung und Ihren Erfolg in der Rolle zu unterstützen.

COFRA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und nicht aufgrund von Alter, Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Religion, nationaler Herkunft oder Behinderung diskriminiert. Nichts davon steht der Einstellung und Bindung der besten Menschen im Weg.