Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Executive Director und manage die täglichen Abläufe der Organisation.
- Unternehmen: Innovative Nonprofit-Organisation, die sich für Klimaschutz einsetzt.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, etwas Bedeutendes zu schaffen.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit der Chance auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine neue Organisation von Grund auf und mache einen echten Unterschied im Klimaschutz.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle, idealerweise im Nonprofit-Sektor.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 81000 - 99000 CHF pro Jahr.
ClimateWorks Association of Switzerland (CWAS) ist ein Schweizer Verein mit Sitz in Genf, der als steuerbefreit anerkannt ist und innerhalb des ClimateWorks-Netzwerks gegründet wurde, um nicht-US-amerikanisches philanthropisches Kapital in Klimaschutzmaßnahmen zu lenken. Wir befinden uns in unserer Gründungsphase: ein kleines, dynamisches Team, das die Strukturen, Partnerschaften und Prozesse aufbaut, die in den kommenden Jahren bedeutende Zuschüsse ermöglichen werden. Dies ist eine seltene Gelegenheit, eine neue Klimaphilanthropie von Grund auf mitzugestalten.
Wir suchen einen erfahrenen Senior Administration Manager, der die rechte Hand des Geschäftsführers sein wird. Dies ist eine breite, leitende Rolle in einem schlanken Team. Sie werden praktische Unterstützung für den Geschäftsführer mit der Verantwortung für den täglichen Betrieb und die Koordination unserer Zuschussflüsse kombinieren. Sie sind ein Macher, der sich wohlfühlt, Prozesse zu schaffen, wo noch keine existieren, Urteilsvermögen und Diskretion ausübt und am selben Tag zwischen strategischen und praktischen Aufgaben wechselt.
Diese Rolle ist absichtlich kombiniert. In der Gründungsphase wird das Element der Exekutivassistenz erheblich sein; während die Organisation wächst und neue Mitarbeiter einstellt, wird dieses Element voraussichtlich abnehmen und der Bereich Betrieb und Zuschüsse wird sich erweitern. Wir sind ehrlich darüber, damit die Rolle jemanden anzieht, der durch diese Breite motiviert und nicht frustriert ist.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Exekutive Unterstützung für den Geschäftsführer: Verwaltung des Kalenders, der Reisen, der Korrespondenz und der Prioritäten des Geschäftsführers, als vertrauenswürdiger Gatekeeper agieren. Vorbereitung von Briefings, Agenden und Materialien für Meetings sowie Nachverfolgung von Maßnahmen. Sensible Informationen mit vollständiger Diskretion behandeln.
- Betrieb: Durchführung des täglichen Betriebs, einschließlich Büro- und Coworking-Vereinbarungen, Anbieter und Koordination der Werkzeuge und Systeme der Organisation. Entwicklung und Pflege interner Prozesse, Richtlinien und Verwaltung, während die Organisation reift. Koordination von Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Einrichtungen, während das Team wächst, in Zusammenarbeit mit unserem externen Treuhänder.
- Zuschusskoordination: Koordination der Zuschussverwaltung mit unserem gehosteten Donor-Advised Fund (DAF)-Anbieter, der die Due Diligence der Begünstigten durchführt und einen reibungslosen Prozess, Aufzeichnungen und Zeitpläne sicherstellt. Verwaltung von Regranting und Pass-Through-Zuschussvereinbarungen innerhalb des ClimateWorks-Netzwerks, Verfolgung von Flüssen, Dokumentation und Berichterstattung. Als zuverlässiger Ansprechpartner für Geldgeber und Begünstigte in administrativen Angelegenheiten fungieren.
- Governance, Finanz- und Compliance-Unterstützung: Unterstützung bei der Logistik von Vorstandssitzungen, Unterlagen, Protokollen und der Pflege von Registern. Unterstützung der Finanzverwaltung, einschließlich Rechnungen, Ausgaben und Budgetverfolgung, in Abstimmung mit dem Treuhänder und dem Prüfer. Hilfe für den Geschäftsführer, um die Anforderungen an die Schweizer Verwaltung, Compliance und grenzüberschreitende Koordination im Blick zu behalten.
Vertragsart: Personal (unbefristet und befristet)
Erfahrungsgrad: Senior Professional, mehr als 5 Jahre
Arbeitsbereich: Umwelt, Katastrophenrisikomanagement, Energie- und Ressourceneffizienz
Art der Organisation: Stiftungen und Privatsektor
Eintrittsdatum: Ende Januar / Anfang Februar 2027
Erforderliche Fähigkeiten:
- Vorhandenes Recht auf Arbeit in der Schweiz (Schweizer oder EU/EFTA-Bürger oder gültige Schweizer Arbeitsbewilligung). Keine Sponsoring- oder Umzugsangebote.
- Ansässig im Kanton Genf oder bereit und willens, innerhalb einer angemessenen Reisezeit zu unserem Büro in Genf zu pendeln.
- Die Rolle bietet die Flexibilität, sowohl von zu Hause als auch im Büro zu arbeiten, wobei der Zeitplan mit dem Geschäftsführer vereinbart wird.
- Mehrere Jahre Erfahrung in einer leitenden Exekutivassistenz-, Chief-of-Staff- oder Betriebsrolle zur Unterstützung eines Vorgesetzten oder Leiters, idealerweise in einem Gründungs- oder schlanken Umfeld.
- Hintergrund im Nonprofit- oder Stiftungssektor.
- Erfahrung in der Zuschuss- und Finanzverwaltung.
- Erfahrung in einer grenzüberschreitenden oder internationalen Organisation.
- Fließendes Englisch, unsere Arbeitssprache.
- Ein Selbststarter, der in einem Start-up-Umfeld mit Autonomie, Unklarheit und Prozessaufbau gedeiht.
- Französisch ist von Vorteil; Deutsch ist von Vorteil für die Bundes- und Bern-seitige Verwaltung.
- Vertrautheit mit der Verwaltung von Schweizer Vereinen, Schweizer Lohnabrechnung und Sozialversicherung oder den Abläufen steuerbefreiter Einrichtungen.
- Erfahrung mit Donor-Advised Funds, Regranting oder Pass-Through-Zuschussstrukturen.
- Erfahrung in einer US-affiliierten oder multi-entity philanthropischen Struktur.
Was wir bieten:
- Eine Gründungsrolle mit echtem Einfluss, Verantwortung und Gestaltungsmöglichkeit über den Aufbau einer neuen Organisation.
- Direkte Partnerschaft mit und Zugang zum Geschäftsführer.
- Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das der Erfahrung und dem Schweizer Nonprofit-Sektor entspricht.
- Die Chance, etwas zu schaffen, das für das Klima von Bedeutung ist.
Senior Administration Manager in Genf Arbeitgeber: cinfo
Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) bietet eine herausragende Arbeitsumgebung, die sich durch ein starkes Engagement für humanitäre Hilfe und internationale Zusammenarbeit auszeichnet. Mitarbeitende profitieren von einer offenen und unterstützenden Unternehmenskultur, die persönliche und berufliche Weiterentwicklung fördert, sowie von der Möglichkeit, aktiv zur Verbesserung der Lebensbedingungen in Krisengebieten beizutragen. Zudem ermöglicht die DEZA ihren Mitarbeitenden, in einem dynamischen und bedeutungsvollen Umfeld zu arbeiten, das auf Neutralität und Unabhängigkeit basiert.
Jobgipfel Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Senior Administration Manager in Genf erhalten könntest
✨Engagier dich in der Community
Such nach Möglichkeiten, dich in der sozialen Arbeit zu engagieren – sei es durch Freiwilligenarbeit oder lokale Initiativen. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern du knüpfst auch wertvolle Kontakte zu Leuten, die bereits im Feld arbeiten.
✨Nutz spezialisierte Jobportale
Schau dich auf Jobportalen um, die sich speziell auf die soziale Arbeit konzentrieren wie sozialinfo.ch oder jobs.ihre-soziale-arbeit.ch. Dort findest du oft spannende Stellen bei cinfo, die auf Wellenlängen mit deinem Berufsziel sind.
✨Nimm an Branchenevents teil
Besuch lokale Konferenzen oder Workshops zur sozialen Arbeit. So lernen wir die neuesten Themen im Feld kennen und können uns direkt mit potenziellen Arbeitgebern wie cinfo vernetzen.
✨Sei proaktiv beim Bewerben
Wenn du eine Anzeige siehst, die dir gefällt, zögere nicht und bewirb dich direkt über unsere Website. Zeig, dass du interessiert und bereit bist, das Team bei cinfo aktiv zu unterstützen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Senior Administration Manager in Genf mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Erzähli vo dine Erfahrung:In dr Bewerbig isch es wichtig, dass du konkreti Beispiel vo dine Erfahrung im Bereich Sozialarbeit bringisch. Erzähl vo Situatione, wo du mit Klient:innen zämmegharbited hesch und wat für Lösungen du ufzeigt hesch. Das zeigt, dass du praktisches Wissen und Empathie mitbringisch.
Ufpassen uf d’Fähigkeit:Im Bereich Sozialarbeit sind kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten extrem wichtig. Liste die spezifische Fähigkeiten uf, wie zum Beispiel Konfliktlösig, Teamarbeit oder Projektmanagement, die dir in vo früherem Job oder Praktika mündlich und schriftlich wichtig gsi sind. Das lässt dich als starken Kandidat glänze.
Dr Cover Letter als Motivation:Wenns um die Stelle geit, vergiss nöd, im Cover Letter dini Motivation für die Vollzeitstelle hebig zu betone. Erklär, warum du dich für die Sozialarbeit interessiersch und was du vom Job bei cinfo erwarte. Das zeigt, dass du voll_dä im Thema bisch und das du bereit bisch, witerzuwachse.
D’Unterlage griffbereit!:Da die Sozialarbeit oft mit spezifischen Anforderungen verbiindet isch, wie Zertifikate oder nachweisbari Weiterbildige, sorg dafür, dass die Dokumente griffbereit sind. Schick sie zusammen mit dim Lebenslauf ab, wenn sie relevant sind. Das macht deinen Bewerbig kompletter und professioneller.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei cinfo vorbereitet
✨Demonstrier dini Empathiefähigkeit
In de Sozialarbeit is Empathie einer vo de wichtigste Fähigkeiten. Überleg dir vor em Interview konkrete Beispiele, wo du mit Menschen in schwierige Situationen umgegangen bist. Zeig, wie du dich in ihre Lage versetzen chasch und wie du hilfsbereit wosch sii.
✨Bereit für Rollenspiele
Es isch häufig, dass im Interview mit fallbasierten Szenarien oder Rollenspielen gearbeitet wird. Mach dich bereit, eine Situation nachzuspielen, wo du dein Fachwissen anwenden chasch. Überleg dir vorab, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten und Konfliktlösungsfähigkeiten i solchene Situationen optimal cha präsentierä.
✨Wüss, was dich motiviert
Im Interview wird sicher nach dinere Motivation für die Sozialarbeit gfragt. Mach dir Gedanken, was di antreibt, mit Menschen z'arbeite und wie wichtig dir gesellschaftliche Themen sind. Zeig deine Leidenschaft und dein Engagement für die Branche.
✨Vertraut mit Teamarbeit
In der Sozialarbeit isch Teamarbeit zentral. Bereit dich vor, über Erfahrungen zu rede, wo du in einem Team garbeitet hesch, und wie du zur positiven Dynamik innerhalb vo der Gruppe beitraht hesch. Heb hervor, wie wichtig dir Kollaboration isch und wie du mit andere Fachleute us verschiedene Disziplinen zäme schaffsch.
