Centerview GmbH ist eine inhabergeführte Partnerin für medizinische Fachgesellschaften und Patientenorganisationen. Seit 2013 begleiten wir unsere Mandanten strategisch, inhaltlich und administrativ. Wir führen Geschäftsstellen, konzipieren, akkreditieren und organisieren Fortbildungen und Kongresse – vor Ort, hybrid oder digital – und setzen medizinisch-wissenschaftliche Projekte um, von Expertenmeetings über Konsensus-Empfehlungen bis zu Publikationen.
Zur Unterstützung unserer Projektteams in den Bereichen Fortbildungen und Kongresse sowie fachspezifische Verbandsprojekte suchen wir ab Anfang Januar eine*n
Sie unterstützen unsere Projektteams bei der Organisation und Durchführung medizinischer Fortbildungen und Kongresse (Präsenz, hybrid oder virtuell) sowie fachspezifischer Verbandsprojekte. Sie agieren im Hintergrund und sichern reibungslose Abläufe.
Hauptaufgaben
A) Assistenz medizinische Fortbildungen und Kongresse
Sie arbeiten der Projektleitung bei Fortbildungen und Kongressen zu und übernehmen die administrative und operative Umsetzung:
Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
Teilnehmendenmanagement: Selbstständige Betreuung der Teilnehmendenadministration von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung, einschliesslich Registrierungen, Bestätigungen, Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Bearbeitung von Anfragen.
Referierende, Programm und Aussteller: Administrative Unterstützung bei der Referierendenbetreuung, Abstract- und Programmorganisation sowie bei der Ausstellerkommunikation. Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungsinformationen auf Websites und in Drucksachen.
Veranstaltungsdurchführung und Nachbearbeitung: Unterstützung beim Check-in sowie bei organisatorischen Aufgaben während Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen. Mitarbeit bei der Nachbearbeitung, insbesondere beim Versand von Teilnahmebestätigungen, Feedback-Umfragen und der Erstellung von Auswertungen.
B) Projektassistenz fachspezifische Verbandsprojekte
Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
Konsensusmeetings & Expertengremien: Termine abstimmen, Einladungen und Unterlagen versenden, Teilnahmen verwalten.
Empfehlungen & Publikationen: Entwürfe und Versionen verwalten, Rückmeldungen der Autor*innen einholen, Fristen nachhalten, Texte und Referenzen formal prüfen.
Weitere Verbandsprojekte: Mitarbeit z. B. bei Mitgliederumfragen, Newslettern oder Förderprojekten: Daten erfassen, Texte aufbereiten, Projektdokumentation führen.
Persönliche Kompetenzen
Flexible, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Freude an wechselnden Projekten und Formaten
Organisationstalent, strukturierte und exakte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit in Peak-Phasen
Interesse an medizinisch-wissenschaftlichen Inhalten, rasche Auffassungsgabe
Technische Affinität im Umgang mit digitalen Tools und virtuellen Veranstaltungsplattformen
Diskretion im Umgang mit Personendaten und vertraulichen Gremieninhalten
Anforderungsprofil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung
Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Erfahrung im Gesundheitswesen und/oder in der Pharmaindustrie von Vorteil
Sprachkenntnisse: Deutsch (verhandlungs- und stilsicher), Englisch (gut bis stilsicher), ösisch von Vorteil
Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Erfahrung mit Registrierungs- oder Webinar-Tools von Vorteil
Bereitschaft zu Einsätzen vor Ort (ca. zweimal vor Ort)
Rundum gut abgesichert mit attraktiven Sozialversicherungen
Flexibel arbeiten dank gleitender Arbeitszeiten und Teilzeitmodellen
Vielseitigkeit & Gestaltungsspielraum durch abwechslungsreiche Projekte, Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
Top- im Herzen von Zürich – zentral und in Bahnhofsnähe
Bequem erreichbar mit ÖV und Parkmöglichkeiten vor Ort
Mehr Freiraum durch die Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub
Pensum
50 – 60 %, Arbeitsort Zürich
Bewerbung
Wir bitten interessierte Kandidat*innen um die Einreichung des Lebenslaufs, eines Motivationsschreibens, Arbeitszeugnissen und Angabe der Gehaltsvorstellungen. Gerne nehmen wir vollständige Dossiers unter entgegen.
