Events Manager

WFPHA ist eine internationale nichtstaatliche Organisation in offizieller Beziehung zur Weltgesundheitsorganisation. Sie vereint mehr als 140 nationale und regionale öffentliche Gesundheitsverbände, die über fünf Millionen Fachleute im Bereich der öffentlichen Gesundheit weltweit vertreten.

Vertrag: Befristet, 18 Monate
Beginn: 1. Februar 2027

Hauptverantwortlichkeiten

• Unter der Aufsicht des COO von WFPHA wird der Events Manager die Planung, Koordination und Durchführung der internationalen Veranstaltungen von WFPHA unterstützen, mit besonderem Fokus auf den Weltkongress für öffentliche Gesundheit.
• Der Events Manager wird als Hauptansprechpartner für kongressbezogene Angelegenheiten zwischen WFPHA, dem professionellen Kongressorganisator und dem gastgebenden öffentlichen Gesundheitsverband fungieren.
• Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
• Entwicklung und Pflege von Arbeitsplänen, Zeitplänen und operativen Checklisten für Veranstaltungen;
• Koordination der Kommunikation und Aktivitäten zwischen WFPHA, dem professionellen Kongressorganisator und dem gastgebenden öffentlichen Gesundheitsverband;
• Überwachung der Erfüllung der jeweiligen Verantwortlichkeiten und vereinbarten Ergebnisse der beteiligten Parteien bei der Organisation des Kongresses;
• Koordination von Referenten, Teilnehmern, Partnern und Sponsoren;
• Verantwortung für die Programmgestaltung, das Management von Abstracts und die Zeitplanung;
• Koordination mit den Kommunikations- und IT-Teams, einschließlich Unterstützung der Veranstaltungswerbung;
• Vorbereitung von Briefing-Dokumenten, Protokollen und logistischen Informationen zu den Veranstaltungsaktivitäten von WFPHA;
• Bereitstellung von On-Site- und Online-Koordination während der Veranstaltungen;
• Identifizierung von operationellen Risiken und zeitnahe Meldung von Problemen, die Entscheidungen oder Korrekturmaßnahmen erfordern, an den COO;
• Sammlung von Evaluierungsdaten und Erstellung von Nachberichten nach Veranstaltungen;
• Sicherstellung, dass die Veranstaltungen zugänglich, inklusiv und gemäß den Standards und Zielen von WFPHA durchgeführt werden.

Kandidatenprofil

• Der erfolgreiche Kandidat sollte über:
• Ein Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation im Bereich Eventmanagement, Kommunikation, internationale Beziehungen, öffentliche Gesundheit, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich verfügen;
• Mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung in der Organisation von professionellen oder internationalen Veranstaltungen haben;
• Starke organisatorische und projektmanagementfähigkeiten besitzen, mit der Fähigkeit, mehrere Aktivitäten und Fristen gleichzeitig zu verwalten;
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination mehrerer Interessengruppen, Lieferanten und Dienstleister haben;
• Erfahrung mit Plattformen zur Veranstaltungsregistrierung, Online-Meeting-Tools und Standard-Office-Software;
• Vertrautheit mit der Koordination von Sponsoren, Systemen zur Abstract-Verwaltung oder Veranstaltungskommunikation;
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse;
• Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten;
• Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Diplomatie und Flexibilität;
• Die Fähigkeit, unabhängig und effektiv unter Druck zu arbeiten;
• Kulturelle Sensibilität und die Fähigkeit, effektiv in einem internationalen Umfeld zu arbeiten;
• Verfügbarkeit für gelegentliche internationale Reisen und Arbeit außerhalb der regulären Bürozeiten während Veranstaltungen.

Folgendes würde als Vorteil angesehen:

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer internationalen Organisation, einem Berufsverband, einer NGO oder einer Einrichtung im Bereich der öffentlichen Gesundheit;
• Kenntnisse in Französisch oder einer anderen Sprache.

Was wir bieten

• Die Möglichkeit, zu bedeutenden internationalen Veranstaltungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit beizutragen;
• Zusammenarbeit mit einem vielfältigen globalen Netzwerk von Organisationen und Fachleuten im Bereich der öffentlichen Gesundheit;
• Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld;

WFPHA setzt sich für Vielfalt, Gleichheit und Inklusion ein. Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten sind unabhängig von Nationalität, Geschlecht, Behinderung, ethnischem oder sozialem Hintergrund, Religion, sexueller Orientierung oder anderen persönlichen Merkmalen willkommen.