Executive Assistant

Standort: Solothurn, Schweiz (vor Ort / hybrid nach Vereinbarung)

AVA sucht einen Executive Assistant, der in einem kleinen, schnelllebigen Unternehmen gedeiht und Energie daraus schöpft, anderen Menschen effektiver zu machen. Diese Rolle befreit hauptsächlich den CEO — schützt den Fokus, hält die Prioritäten in Bewegung und sorgt dafür, dass wichtige Dinge nicht durch die Maschen fallen. Sie unterstützen auch das breitere Führungsteam (einschließlich COO und CCO) und übernehmen die operativen Aufgaben, die ein internationales Startup reibungslos am Laufen halten.

Dies ist keine enge Kalenderrolle. Es ist eine vertrauensvolle, abwechslungsreiche Position für jemanden, der gerne arbeitet, schnell lernt und bereit ist, sowohl die strategischen Kleinigkeiten als auch die praktischen zu übernehmen. Sie könnten helfen, ein Partnermeeting am Morgen vorzubereiten, ein Versandproblem zur Mittagszeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Büro am Nachmittag für Besucher bereit ist. Wenn Sie Ordnung, Tempo und echte Verantwortung mögen, werden Sie hier gut abschneiden.

Alter und Hintergrund sind weniger wichtig als die Einstellung: ob Sie früher in Ihrer Karriere stehen oder Jahrzehnte an Erfahrung mitbringen, was uns wichtig ist, sind Urteilsvermögen, Diskretion, Antrieb und eine echte Bereitschaft zu lernen, was das Unternehmen als Nächstes benötigt.

Was Sie tun werden:

• Als Multiplikator für den CEO agieren: priorisieren, vorbereiten, nachverfolgen und die wichtigsten Arbeiten vorantreiben.
• Führungskräfte bei der Terminplanung, Meetingvorbereitung, Reisen, Korrespondenz und der täglichen Koordination über Zeitzonen hinweg unterstützen.
• Die Kommunikation zwischen der Schweiz und den USA aufrechterhalten, damit Entscheidungen und Antworten nicht einen ganzen Tag in der Übertragung verlieren.
• Struktur in die Verwaltung und den Betrieb bringen: Dokumente, Ablagen, Nachverfolgungen von Anbietern/Partnern, Bürobereitschaft und wiederkehrende Unternehmensroutinen.
• Bei leichter HR-, Finanz- und Logistikkoordination helfen — von der Mitarbeiterverwaltung und Rechnungsbearbeitung bis hin zu Versand und Auftragsverfolgung — in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen in jedem Bereich.
• Sicherstellen, dass Informationen, Dateien und Anfragen am richtigen Ort landen (E-Mail, Slack, Notion), damit das Team findet, was es braucht.
• Frühzeitig lose Enden erkennen, schließen oder sauber entkommen — ohne zweimal gefragt zu werden.
• Kontinuierlich verbessern, wie wir arbeiten: bessere Systeme, sauberere Übergaben, weniger liegengebliebene Aufgaben.

Was wir suchen:

• Jemand, der gerne arbeitet und stolz darauf ist, zuverlässig, schnell und gründlich zu sein.
• Starkes Urteilsvermögen und Diskretion — Sie werden mit sensiblen Unternehmens- und Führungskontexten betraut.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch (erforderlich); Deutsch ist ein großer Vorteil für die Arbeit in der Schweiz.
• Hohe Eigenverantwortung: Sie benötigen kein perfektes Briefing, um Fortschritte zu erzielen, und Sie beenden, was Sie anfangen.
• Komfort in einer Startup-Umgebung mit kurzen Wegen zu Entscheidungsträgern und einer Vielzahl von Aufgaben an einem Tag.
• Starke organisatorische Fähigkeiten: Priorisierung, Nachverfolgung und ruhiger Umgang mit vielen offenen Themen.
• Offenheit, neue Werkzeuge, Prozesse und Bereiche (Betrieb, HR-Verwaltung, Finanzverwaltung, Logistik, Partnerkoordination) zu lernen.
• Eine Dienstleistungsmentalität, ohne passiv zu sein — Sie unterstützen, denken aber auch voraus.

Schön zu haben:

• Erfahrung als Executive Assistant, Büroleiter, Operations Coordinator oder ähnlicher „rechte Hand“-Rolle.
• Vertrautheit mit modernen Arbeitsplatztools (Google Workspace / Microsoft 365, Slack, Notion, Ausgaben- und Abwesenheitswerkzeuge).
• Erfahrung in einem internationalen, zweisprachigen oder multi-entity Umfeld.
• Interesse an Hardware/Software, Smart Home oder der professionellen AV-Welt (Leidenschaft hilft; tiefgehende technische Expertise ist nicht erforderlich).

Wie wir arbeiten:

Wir sind ein hyper-effizientes Team. Titel sind leicht; Einfluss ist groß. Diese Rolle existiert, damit die Führung mehr Zeit für Strategie, Produkt, Kunden und Wachstum verbringen kann — während das operative Rückgrat des Unternehmens eng bleibt. Sie arbeiten am engsten mit dem CEO zusammen und sind eine gemeinsame Quelle der Unterstützung für das Führungsteam. Erfolg bedeutet weniger liegengebliebene Aufgaben, schnellere Nachverfolgung, ein ruhigeres Büro und Gründer, die jede Woche bedeutend Zeit zurückgewinnen.

Über das Unternehmen:

AVA Inc. ist ein schnell wachsendes schweizerisch-amerikanisches Technologieunternehmen auf einer ehrgeizigen globalen Expansionsreise. Unsere Produkte sind erfolgreich auf dem Markt etabliert, und unsere Mission ist es, die professionelle Smart Home-Branche durch bahnbrechende Software- und Hardware-Innovationen neu zu definieren. Was uns wirklich auszeichnet, ist jedoch unsere Kultur. Wir bauen ein Unternehmen auf, in dem talentierte Menschen die beste Arbeit ihrer Karriere leisten können, während sie ganz sie selbst sind. Wir schätzen Neugier über Hierarchie, Eigenverantwortung über Politik und Zusammenarbeit über Ego. Wir bewegen uns schnell, feiern gemeinsam Erfolge, lernen aus Rückschlägen und genießen es, miteinander zu arbeiten. Wenn Sie nach einem Ort suchen, an dem Ihre Ideen zählen, Ihr Einfluss sichtbar ist und Sie die Zukunft gemeinsam mit einem ehrgeizigen, bodenständigen Team gestalten, werden Sie sich bei AVA wohlfühlen.